Una primera respuesta que puede adaptar
Reconozca la solicitud y pregunte sobre cualquier punto que no esté claro. Reemplace los detalles entre paréntesis que se muestran a continuación, incluyendo el informe propuesto y la fecha, con lo que su empresa puede ofrecer.
Gracias por su solicitud de información sobre sostenibilidad. Estamos recopilando información para [empresa], que cubre desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización].
¿Un informe VSME básico cubriría la información que necesita, o hay preguntas específicas que deberíamos responder por separado? Por favor, también confirme si preferiría un PDF o si desea que utilicemos su cuestionario o portal.
Esperamos responder antes del [fecha]. Le informaremos si necesitamos más tiempo para obtener alguno de los registros.
Un informe VSME organiza la información sobre sostenibilidad de una empresa en una estructura común. Si el término es nuevo para usted, el ejemplo completo muestra lo que podría enviar.
Definan qué información necesita proporcionar
Lea la solicitud completa y verifique estos cuatro aspectos antes de solicitar cifras a sus colegas:
- Empresa, ubicaciones y fechas. ¿La solicitud cubre toda su empresa, una ubicación específica o un producto que usted suministra? ¿Qué año debe utilizar?
- Preguntas a responder. ¿Un informe VSME Básico cubre estas preguntas? Si solicitan un informe Completo, utilice el comparador de módulos para ver la información adicional que implica.
- Cómo presentar. ¿Debe enviar un informe por correo electrónico, completar un formulario o ingresar las respuestas en un portal?
- Documentos de respaldo. ¿Necesitan únicamente las cifras o también documentos como certificados y políticas?
Acuerde un plazo realista con las personas que tienen los documentos. Encontrar una factura faltante puede llevar más tiempo que ingresar la respuesta final.
Relacione la pregunta con la información que ya posee
La redacción puede ser desconocida, incluso cuando los documentos subyacentes son familiares. A continuación, se presentan ejemplos de preguntas a nivel de empresa y dónde comenzar:
Desplace horizontalmente para ver dónde aparece cada respuesta en un informe Básico.
| Preguntan sobre | Dónde buscar | En un informe Básico |
|---|---|---|
| "¿Cuánto de energía utilizó?" | Facturas de electricidad y combustible para las ubicaciones y el año solicitados. | Consumo de energía. Los cálculos de emisiones utilizan estas cantidades como punto de partida. |
| "¿Cuántos empleados tiene?" | Nómina, utilizando la fecha y el método de conteo solicitados. | Detalles de la empresa y desglose de empleados. |
| "¿Cómo gestiona los residuos?" | Estados de recolección de residuos y la persona encargada de la ubicación. | Cantidades de residuos y descripción de prácticas de reutilización o reciclaje. |
| "¿Tiene políticas de sostenibilidad?" | Políticas aprobadas y registros de gestión. | Prácticas existentes, políticas y actividades planificadas. |
Mantenga la pregunta original del cliente junto a su respuesta mientras trabaja. La lista de verificación de preparación contiene más ejemplos de documentos y un mensaje que puede enviar a sus colegas.
¿Qué ocurre si aún no puede responder a una pregunta?
Identifique el documento faltante y quién podría tenerlo. En un espacio de oficina compartido, podría ser el propietario; para las cantidades de residuos, la empresa de recolección. Informe al destinatario qué información aún está en verificación y cuándo espera tener una respuesta.
Utilice "cero" únicamente cuando haya confirmado que no hubo ninguna. Si estima una cifra, explique cómo la calculó. Si una política aún está en proceso de redacción, describa su estado actual.
Algunas solicitudes requieren trabajo adicional. La evaluación de la huella de carbono de un producto o una evaluación completa de las emisiones en toda la cadena de suministro van más allá de lo que permite este cuestionario básico. Acuerde cómo se responderán esas preguntas en lugar de asumir que la información ya está incluida en el informe de la empresa.
La recomendación de VSME establece una estructura común para responder a las necesidades de información de los socios comerciales. Los pasos y los mensajes de ejemplo que se presentan aquí son una guía práctica proporcionada por VSME Reporting.
Prepare el informe que necesita su destinatario.
Responda a preguntas sobre su empresa y descargue un informe VSME del módulo básico para compartir con bancos y clientes. Puede empezar por lo que sabe y volver a medida que reúne el resto.
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