Lista de verificación de informes VSME.

Comience con los registros que ya tiene

Primero, seleccione la empresa, las instalaciones y el año de reporte. Luego, solicite los registros a los departamentos de finanzas, nómina y a los responsables de sus instalaciones. Si usted desempeña varias de estas funciones, trabaje con un grupo a la vez.

Esta lista de verificación cubre el Módulo Básico VSME. Puede comenzar su informe antes de que todos los registros estén listos. Algunos cálculos y verificaciones finales se realizarán más adelante, una vez que tenga los datos. La guía estándar explica qué preguntas dependen de su empresa.

Marque los elementos a medida que los prepara. Las marcas son temporales para esta visita a la página. Imprima la lista de verificación para conservar una copia, con o sin sus marcas.

Solicite a sus colegas los registros que necesita

Indique a sus colegas el período de reporte específico y una lista breve de los registros que necesita de ellos. El departamento de finanzas puede tener facturas, mientras que el administrador de la instalación sabe qué medidores o propiedades cubre. Solicite tanto el valor como su origen para poder resolver cualquier diferencia más adelante.

Verifique cada respuesta antes de agregar el total

• Cobertura: ¿Los registros cubren todas las instalaciones incluidas y todo el período, sin meses faltantes ni duplicados?
• Instalaciones compartidas: ¿Una factura de un edificio compartido incluye a otro inquilino? Registre cómo asigna la parte correspondiente a su empresa.
• Unidades: Mantenga la cantidad original junto con cualquier conversión, por ejemplo, 24.000 kWh que se convierten en 24 MWh.
• Número de empleados: Verifique si las cifras de la fuerza laboral describen el número de empleados al final del año, un promedio o el equivalente a tiempo completo.

Los ejemplos que se muestran a continuación ilustran cómo transformar los registros en respuestas al cuestionario, manteniendo la evidencia en sus propios archivos.

Transforme un registro fuente en una respuesta al reporte

Una respuesta es más fácil de revisar cuando la siguiente persona puede ver de dónde proviene. Estas filas muestran cómo se podrían registrar los datos de una empresa ficticia de ingeniería. Las notas de origen son ejemplos también.

Desplace horizontalmente en la tabla para leer las notas de origen de los ejemplos.

Introduzca la respuesta en el campo correspondiente del cuestionario. Guarde la factura original o el archivo de nómina, así como estas notas de referencia, en los registros de su empresa; esta herramienta no almacena archivos adjuntos como evidencia. Para una estimación, guarde el método y la razón junto con la fuente.

¿Qué ocurre si falta un dato?

Manténgalo como una tarea pendiente mientras recopila los registros. Solicite al propietario los datos de los servicios de la oficina compartida, al contratista de residuos una declaración anual o al departamento de recursos humanos un desglose consistente de los empleados. Un campo en blanco significa "desconocido"; cero significa que ha comprobado que no existía.

Cuando utilice una estimación, registre la actividad, el método, las suposiciones y la fuente. Por ejemplo, una asignación de la factura de agua de un edificio debe indicar qué parte corresponde a su empresa y por qué. No sustituya un número sin justificación simplemente para completar el formulario.

Para los cálculos de energía, los ejemplos de GEI (gases de efecto invernadero) disponibles en muestran cómo las cantidades de electricidad y combustible se convierten en cifras de emisiones. La guía de factores de emisión le ayudará a encontrar los factores de conversión que necesitará.