Lista de verificação de relatórios VSME.

Começar pelos registos que já possui

Selecione primeiro a empresa, os locais e o ano de reporte. Depois, contacte o departamento financeiro, a folha de vencimento e os responsáveis pelos seus locais para obter os registos indicados. Se desempenar várias destas funções, trabalhe num grupo de cada vez.

Esta lista de verificação cobre o módulo de base VSME. Pode iniciar o seu relatório mesmo antes de todos os registos estarem prontos. Alguns cálculos e verificações finais serão realizados mais tarde, quando tiver os valores necessários. O guia padrão explica quais as questões que dependem do seu negócio.

Indique os itens à medida que os prepara. As marcações são temporárias para esta visita à página. Imprima a lista de verificação para guardar uma cópia, com ou sem as suas marcações.

Peça aos colegas os registos de que necessita

Informe os colegas sobre o período de reporte específico e forneça uma lista curta dos registos de que necessita. O departamento financeiro poderá ter faturas, enquanto o gestor do local saberá quais os medidores ou instalações que cobre. Solicite tanto o valor como a sua origem, para poder resolver eventuais diferenças mais tarde.

Verifique cada resposta antes de adicionar o total

• Cobertura: os registos abrangem todos os locais incluídos e todo o período, sem meses em falta ou duplicados?
• Instalações partilhadas: uma fatura de um edifício partilhado inclui outro inquilino? Registe como atribui a parte da sua empresa.
• Unidades: mantenha a quantidade original junto de qualquer conversão, como 24.000 kWh tornando-se 24 MWh.
• Número de funcionários: verifique se os números de funcionários indicam o número de funcionários no final do ano, uma média ou equivalentes a tempo integral.

Os exemplos abaixo mostram como transformar registos em respostas ao questionário, mantendo a evidência nos seus próprios ficheiros.

Transformar um registo de origem numa resposta de reporte

Uma resposta torna-se mais fácil de rever quando a próxima pessoa consegue ver de onde ela veio. Estas linhas mostram como as informações de uma empresa fictícia de engenharia poderiam ser registadas. As notas de origem são também exemplos.

Desloque-se horizontalmente na tabela para ler as notas de origem dos exemplos.

Insira a resposta no campo correspondente do questionário. Guarde a fatura subjacente ou o ficheiro de folha de vencimento, juntamente com estas notas de referência, nos seus próprios registos da empresa; esta ferramenta não guarda anexos de evidências. Para uma estimativa, guarde o método e o motivo, juntamente com a fonte.

O que fazer se faltar um valor?

Mantenha-o como uma tarefa em aberto enquanto recolhe os registos. Solicite ao senhorio os dados de utilização de serviços partilhados do escritório, ao contratante de gestão de resíduos um extrato anual ou ao departamento de recursos humanos uma análise detalhada dos funcionários. Um campo em branco significa "desconhecido"; zero significa que confirmou que não existiu.

Sempre que utilizar uma estimativa, registre a atividade, o método, as premissas e a fonte. Por exemplo, a divisão da fatura de água de um edifício deve indicar qual a parte que corresponde à sua empresa e porquê. Não substitua um número sem suporte apenas para preencher o formulário.

Para os cálculos de energia, os exemplos de GEE (gases com efeito de estufa) disponíveis em mostram como as quantidades de eletricidade e combustível se convertem em valores de emissões. O guia de fatores de emissão ajuda a encontrar os valores de conversão necessários.