Uma primeira resposta que pode adaptar
Reconheça o pedido e pergunte sobre qualquer ponto que não esteja claro. Substitua os detalhes entre parênteses abaixo, incluindo o relatório proposto e a data, pelo que a sua empresa pode oferecer.
Obrigado pelo seu pedido de informações sobre sustentabilidade. Estamos a recolher informações para [empresa], abrangendo o período de [data de início] a [data de fim].
Um relatório segundo o módulo de base VSME cobriria as informações de que necessita, ou existem perguntas a que devemos responder separadamente? Confirme também se prefere receber um PDF ou que utilizemos o seu questionário ou portal.
Esperamos responder até [data]. Informaremos se precisarmos de mais tempo para obter algum dos registos.
Um relatório VSME organiza as informações sobre sustentabilidade da empresa numa estrutura comum. Se o termo for novo para si, o exemplo completo mostra o que poderia enviar.
Acordem o que precisam fornecer
Leiam todo o pedido e verifiquem estes quatro pontos antes de pedirem informações aos colegas:
- Empresa, locais e datas. O pedido abrange toda a vossa atividade, um único local ou um produto que fornecem? Qual o ano a ser utilizado?
- Questões a responder. Um relatório VSME Básico será suficiente para responder a estas questões? Se solicitarem um relatório mais completo, consultem o comparativo de módulos para ver as informações adicionais envolvidas.
- Como submeter. Devem enviar o relatório por e-mail, preencher um formulário ou inserir as respostas num portal?
- Documentos de suporte. Precisam apenas das informações numéricas ou de documentos como certificados e políticas?
Definam um prazo realista com as pessoas que têm acesso aos documentos. Encontrar uma fatura em falta pode demorar mais do que inserir a resposta final.
Comparem a questão com a informação que já possuem
A formulação da questão pode ser pouco familiar, mesmo que estejam familiarizados com os documentos subjacentes. Seguem exemplos de questões a nível de empresa e onde começar:
Deslize horizontalmente para ver onde cada resposta aparece num relatório Básico.
| Estão a perguntar sobre | Onde procurar | Num relatório Básico |
|---|---|---|
| “Quanto de energia consumiram?” | Faturas de eletricidade e combustível para os locais e o ano indicados. | Consumo de energia. Os cálculos de emissões utilizam estas quantidades como ponto de partida. |
| “Quantos funcionários têm?” | Folhas de vencimento, utilizando a data e o método de contagem solicitados. | Informações sobre a empresa e detalhamento dos funcionários. |
| “Como lidam com os resíduos?” | Declarações de recolha de resíduos e a pessoa responsável pelo local. | Quantidades de resíduos e descrição das práticas de reutilização ou reciclagem. |
| “Têm políticas de sustentabilidade?” | Políticas aprovadas e registos de gestão. | Práticas existentes, políticas e atividades planeadas. |
Mantenham a pergunta original do cliente junto da vossa resposta enquanto trabalham. A lista de verificação de preparação contém mais exemplos de documentos e uma mensagem que podem enviar aos colegas.
E se não conseguirem responder a uma pergunta de imediato?
Identifiquem o documento em falta e quem poderá tê-lo. Num escritório partilhado, pode ser o senhorio; para as quantidades de resíduos, a empresa de recolha. Informem o destinatário do que ainda está a ser verificado e quando esperam ter uma resposta.
Usem o valor zero apenas quando tiverem confirmado que não houve nenhum. Se estimarem um valor, expliquem como chegaram a esse cálculo. Se uma política ainda está a ser elaborada, descrevam o seu estado atual.
Algumas solicitações necessitam de trabalho adicional. A avaliação da pegada de carbono de um produto ou uma análise completa das emissões da cadeia de fornecimento vão além do questionário básico desta ferramenta. Acordem como responder a essas questões, em vez de presumir que o relatório da empresa já as inclui.
A recomendação VSME estabelece uma estrutura comum para responder às necessidades de informação dos vossos parceiros de negócio. Os passos e as mensagens de exemplo apresentados aqui são orientações práticas provenientes do relatório VSME.
Preparem o relatório que o vosso destinatário necessita.
Responda a perguntas sobre a sua empresa e transfira um relatório VSME do módulo de base para partilhar com bancos e clientes. Pode começar pelo que sabe e voltar à medida que reúne o resto.
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