Lista kontrolna raportowania VSME: jakie informacje są Ci potrzebne?

Zacznij od dokumentów, które już posiadasz

Najpierw wybierz firmę, lokalizacje i rok sprawozdawczy. Następnie poproś dział finansowy, dział kadr oraz osoby odpowiedzialne za lokalizacje o udostępnienie poniższych dokumentów. Jeśli sam/a pełnisz kilka z tych ról, pracuj po kolei z jedną grupą.

Ta lista kontrolna dotyczy Podstawowego Modułu VSME. Możesz rozpocząć sporządzanie raportu zanim wszystkie dokumenty będą gotowe. Niektóre obliczenia i ostateczne sprawdzenia zostaną wykonane później, po zebraniu danych. Standardowy przewodnik wyjaśnia, które pytania zależą od specyfiki Twojej działalności.

Zaznaczaj pozycje w miarę postępów. Zaznaczenia są tymczasowe i obowiązują tylko podczas bieżącej wizyty na tej stronie. Wydrukuj listę kontrolną, aby zachować kopię, z zaznaczeniami lub bez.

Odhaczono 0 z 26 pozycji przygotowawczych

Dane firmy i rok sprawozdawczy

Dane firmy, obszary B1 i B2. Zwykle posiada: Dział finansowy lub właściciel firmy.

Wybierz firmę lub grupę, lokalizacje i okres, który obejmie Twój raport.Znajdź dane dotyczące rejestracji firmy oraz jej wyniki finansowe za dany okres, w tym obrót, całkowity majątek i walutę.Wymień adresy lokalizacji i kraje. Jeśli raportujesz dla grupy, uwzględnij spółki zależne.Zapytaj o liczbę pracowników oraz sposób jej obliczania: liczbę osób, czy ekwiwalenty pełnoetatowe, na koniec roku, czy jako średnia.Zbierz informacje o obowiązujących politykach, planowanych działaniach, celach i certyfikatach. Krótki opis istniejących praktyk również może być przydatny.

Dokumentacja zużycia energii elektrycznej, paliw i emisji

B3. Zwykle posiada: Dział finansowy, dział utrzymania lub menedżer floty.

Zbierz faktury za energię elektryczną i ogrzewanie dla każdej lokalizacji oraz za cały okres sprawozdawczy. Użyj danych o ilości zużytej energii, np. kWh, a nie kwoty zapłaconej.Zbierz faktury lub odczyty z licznika dotyczące paliwa dla pojazdów, urządzeń i ogrzewania. Zachowaj oryginalne jednostki, np. litry lub metry sześcienne.Znajdź wszelkie istniejące obliczenia emisji, wraz z informacjami o źródłach wykorzystanych współczynników konwersji. Jeśli przeprowadzasz obliczenia po raz pierwszy, skorzystaj z poniższych wskazówek.Znajdź dokumenty dotyczące zakupu energii odnawialnej oraz energii elektrycznej wytworzonej i zużytej na miejscu, np. energia słoneczna.Zapytaj dział operacyjny, czy istniały inne źródła bezpośrednich emisji, takie jak wycieki czynników chłodniczych lub procesy przemysłowe. Te źródła wymagają obliczeń, które wykraczają poza kalkulator energii.

Woda, odpady i Twoje lokalizacje

Obszary B4 do B7. Zwykle posiada: Dział operacyjny lub dział utrzymania.

Jeśli Twoja firma już raportuje emisje zanieczyszczeń do organów państwowych lub robi to dobrowolnie, zbierz te dane lub link do opublikowanego raportu.Sprawdź, czy któraś z lokalizacji znajduje się w pobliżu lub w obszarze wrażliwym pod względem środowiskowym, takim jak chroniony habitat. Będziesz potrzebować lokalizacji i powierzchni dotkniętych obszarów.Znajdź faktury za wodę lub odczyty z licznika w metrach sześciennych. Zapytaj właściciela lokalu o Twój udział, jeśli korzystasz ze wspólnego biura, i sprawdź, czy lokalizacja znajduje się w obszarze o dużym stresie wodnym.Jeśli produkcja zużywa duże ilości wody, zapytaj o dokumentację pobieranej i odprowadzanej wody w procesach produkcyjnych.Skontaktuj się z firmą zajmującą się gospodarką odpadami i poproś o dane dotyczące ilości odpadów według rodzaju, które odpady są niebezpieczne oraz ile jest recyklingowane, ponownie wykorzystywane lub utylizowane.Zwróć uwagę na sposób, w jaki firma ponownie wykorzystuje materiały. Jeśli zużycie materiałów jest znaczące, co często ma miejsce w produkcji, zbierz dane dotyczące rocznych ilości zużytych materiałów.

Pracownicy, wynagrodzenia i warunki pracy

Obszary B8 do B10. Zwykle posiada: Dział kadr, dział finansowy lub właściciel firmy.

Zbierz liczbę pracowników w podziale na umowy na czas nieokreślony i określony, płeć oraz kraj, jeśli dotyczy. Zastosuj tę samą metodę liczenia co dla łącznej liczby pracowników firmy.W przypadku rotacji pracowników, zbierz dane dotyczące liczby osób, które opuściły firmę oraz średnią liczbę pracowników. To pytanie jest obowiązkowe dla firm zatrudniających 50 pracowników w tym narzędziu.Zbierz dane dotyczące wypadków i zgonów związanych z pracą, wraz z informacjami o przepracowanych godzinach, w celu obliczenia wskaźnika wypadkowości.Skontaktuj się z działem kadr w celu uzyskania informacji na temat wymogów dotyczących płacy minimalnej oraz warunków umów zbiorowych i sprawdź, ilu pracowników podlega regulacjom wynikającym z układów zbiorowych.Zbierz liczbę godzin szkoleń i liczbę pracowników w podziale na płeć. W tym narzędziu luka płacowa między kobietami a mężczyznami jest opcjonalna dla firm zatrudniających mniej niż 150 pracowników i obowiązkowa od tej liczby.

Przeprowadzenie kontroli i zakończenie

B11 i ostateczny przegląd. Zwykle posiada: Właściciel firmy, doradca finansowy lub prawny.

Sprawdź dokumentację firmy pod kątem ewentualnych wyroków i kar finansowych związanych z korupcją lub przekupstwem w okresie objętym raportem.Zachowaj źródło danych dla każdej wartości oraz dodaj notatkę wyjaśniającą wszelkie szacunki. Wymień informacje, których nadal potrzebujesz.Przejdź przez wszystkie pytania w ankiecie, które wymagają uzupełnienia, i sprawdź, czy sumy oraz podsumowania są prawidłowe.Przejrzyj plik PDF, sprawdzając poprawność imion, dat, jednostek i objaśnień. Upewnij się, w jaki sposób bank lub klient oczekuje otrzymania raportu.Zapisz ukończony raport, kopię zapasową oraz dane, na których opierają się Twoje odpowiedzi, aby móc do nich wrócić w przyszłości.

Poproś kolegów o udostępnienie potrzebnych dokumentów

Poinformuj kolegów o konkretnym okresie sprawozdawczym oraz o krótkiej liście dokumentów, których potrzebujesz od nich. Dział finansowy może posiadać faktury, natomiast kierownik lokalizacji wie, które urządzenia lub obiekty obejmuje. Poproś o podanie zarówno wartości, jak i źródła danych, aby w razie potrzeby można było wyjaśnić ewentualne różnice.

Zastąp dane w nawiasach kwadratowych i zostaw tylko pozycje istotne dla odbiorcy.

Temat: Dokumenty do sprawozdania w zakresie zrównoważonego rozwoju [jednostka]

Przygotowujemy sprawozdanie w zakresie zrównoważonego rozwoju dla [jednostka] za okres od [data początkowa] do [data końcowa]. Czy możecie Państwo przesłać poniższe dokumenty do [termin]?

Potrzebne dokumenty: [wymień odpowiednie faktury, dane lub dokumenty].
Jednostka i lokalizacje do uwzględnienia: [nazwy i miejscowości].

Przy każdej wartości prosimy podać:
- Ilość i jednostkę miary, np. kWh, litry lub liczbę pracowników.
- Daty i lokalizacje, których dotyczy.
- Fakturę, raport lub inny dokument, z którego pochodzi.
- Krótkie wyjaśnienie, jeśli jest to oszacowanie.

Prosimy o wskazanie brakujących miesięcy lub faktur współdzielonych z inną jednostką. Jeśli jakaś wartość nie jest jeszcze dostępna, prosimy o informację, czego brakuje i kto może ją mieć. Zero należy podać tylko wtedy, gdy potwierdzono, że nic nie wystąpiło.

Wykorzystamy te dokumenty do uzupełnienia sprawozdania online. Prosimy wskazać osobę do kontaktu w razie pytań. Dziękujemy.

Skopiuj tekst, a następnie dostosuj go w swojej wiadomości.

Sprawdź każdą odpowiedź przed dodaniem sumy

Zakres danych: czy dokumenty obejmują wszystkie uwzględnione lokalizacje i cały okres, bez brakujących lub podwójnie liczonych miesięcy?
Wspólne pomieszczenia: czy rachunek za wspólny budynek obejmuje innego najemcę? Zapisz, jak ustalasz udział swojej firmy.
Jednostki: zachowaj pierwotną ilość obok przeliczonej wartości, na przykład 24 000 kWh przeliczonych na 24 MWh.
Liczba pracowników: sprawdź, czy dane oznaczają liczbę osób na koniec roku, średnią czy ekwiwalenty pełnego czasu pracy.

Poniższe przykłady pokazują, jak przekształcić dokumenty w odpowiedzi w kwestionariuszu, zachowując dowody we własnych plikach.

Przekształć dokument źródłowy w odpowiedź do raportu

Łatwiej sprawdzić odpowiedź, gdy kolejna osoba widzi jej źródło. Te wiersze pokazują, jak można zapisać dane fikcyjnej firmy inżynierskiej. Notatki o źródłach również są przykładowe.

Przewiń tabelę poziomo, aby przeczytać przykładowe notatki o źródłach.

Pozycja w raporcie	Odpowiedź	Jednostka lub podstawa	Przykładowa notatka o źródle
Obrót	36,450,000	SEK	Sprawozdanie finansowe za 2025 r., zestawienie przychodów. Tylko ta firma, od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r.
Zakupiona energia elektryczna ze źródeł odnawialnych	20	MWh	Zestawienie energii elektrycznej: 20 000 kWh ze źródeł odnawialnych ÷ 1 000, z łącznych 24 000 kWh. Udział energii odnawialnej potwierdzony dokumentami umownymi. Wszystkie uwzględnione lokalizacje.
Pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony	25	Liczba pracowników na koniec roku	Stan zatrudnienia na 31 grudnia 2025 roku. Dodaj 2 pracowników tymczasowych, aby uzyskać łączną liczbę 27.
Zakres objęty układami zbiorowymi	100	Procent (%)	Wszyscy 27 pracowników są objęci. Pole w raporcie używa wartości 100 dla 100%.

Wprowadź odpowiedź w odpowiednim polu w formularzu. Zachowaj oryginalne faktury lub pliki wynagrodzeń oraz te notatki źródłowe w dokumentacji swojej firmy; to narzędzie nie przechowuje załączników. W przypadku szacunków, zachowaj metodę i uzasadnienie wraz ze źródłem.

Co zrobić, jeśli brakuje danych?

Oznacz to jako otwarte zadanie podczas zbierania danych. Skontaktuj się z właścicielem nieruchomości w sprawie danych dotyczących mediów w biurze, z firmą zajmującą się gospodarką odpadami w sprawie rocznego zestawienia lub z działem kadr w sprawie szczegółowego podziału zatrudnienia. Puste pole oznacza "nieznane"; zero oznacza, że ustaliłeś, że dane nie występują.

Jeśli używasz szacunków, zapisz rodzaj działania, metodę, założenia i źródło. Na przykład, podział kosztów wody dla budynku powinien określać, jaki udział przypada na Twoją firmę i dlaczego. Nie wprowadzaj arbitralnych liczb tylko po to, aby wypełnić formularz.

W przypadku obliczeń zużycia energii, przykłady dotyczące emisji gazów cieplarnianych pokazują, jak ilości energii elektrycznej i paliw przekształcają się w wartości emisji. Przewodnik po współczynnikach emisji pomoże Ci znaleźć odpowiednie współczynniki konwersji.

Podstawa: pola raportowania narzędzia oraz moduł podstawowy VSME, załącznik I. Szczegóły wersji i warunki stosowania ujawnień opisuje przewodnik po standardzie.

Zacznij od zebranych informacji.

Odpowiedz na pytania o jednostkę i pobierz sprawozdanie VSME w module podstawowym do udostępnienia bankom i klientom. Możesz zacząć od tego, co wiesz, i wracać w miarę zbierania reszty.

Rozpocznij sprawozdanie

Bezpłatnie w okresie wczesnego dostępu. Bez konta.

Lista kontrolna raportowania VSME.