Checklist per la redazione del rapporto VSME.

Iniziare con i documenti già disponibili

Selezionare prima l'azienda, i siti e l'anno di riferimento. Successivamente, richiedere i documenti a finanza, all'ufficio del personale e ai responsabili dei siti. Se ricoprite diverse di queste funzioni, lavorare su un gruppo alla volta.

Questa checklist copre il modulo base VSME. Potete iniziare a compilare il report prima che tutti i documenti siano pronti. Alcuni calcoli e verifiche finali verranno eseguiti in seguito, una volta ottenuti i dati. La guida standard spiega quali domande dipendono dalla vostra attività.

Spuntare gli elementi man mano che li preparate. Le spunte sono temporanee per questa sessione. Stampare la checklist per conservare una copia, con o senza le spunte.

Chiedere ai colleghi i documenti necessari

Fornire ai colleghi un periodo di riferimento specifico e un breve elenco dei documenti di cui avete bisogno. Il reparto finanziario potrebbe avere le fatture, mentre il responsabile del sito sa quali contatori o immobili sono gestiti. Richiedere sia il valore che la sua fonte, in modo da poter risolvere eventuali discrepanze in seguito.

Verificare ogni risposta prima di aggiungere il totale

• Copertura: i documenti coprono tutti i siti inclusi e l'intero periodo, senza mesi mancanti o duplicati?
• Immobili condivisi: una fattura per un edificio condiviso include anche un altro inquilino? Registrare come allocate la quota di vostra azienda.
• Unità di misura: conservare la quantità originale accanto a qualsiasi conversione, ad esempio 24.000 kWh che diventano 24 MWh.
• Numero di dipendenti: verificare se le cifre relative alla forza lavoro indicano il numero di dipendenti alla fine dell'anno, una media o l'equivalente a tempo pieno.

Gli esempi riportati di seguito mostrano come trasformare i documenti in risposte al questionario, mantenendo al contempo le prove nei vostri archivi.

Trasformare un documento originale in una risposta al report

Una risposta è più facile da rivedere quando la persona successiva può vedere da dove proviene. Queste righe mostrano come le cifre di una società di ingegneria fittizia potrebbero essere registrate. Le note di origine sono anch'esse esempi.

Scorrere orizzontalmente nella tabella per leggere gli esempi di note di origine.

Inserire la risposta nel campo del questionario corrispondente. Conservare la fattura o il file delle buste paga sottostanti, insieme a queste note di riferimento, nei registri della vostra azienda; questo strumento non memorizza allegati di documentazione. Per una stima, conservare il metodo e le motivazioni insieme alla fonte.

Cosa fare se manca un dato?

Mantenere la questione come un compito in sospeso durante la raccolta dei documenti. Richiedere al proprietario dell'immobile i dati relativi alle utenze degli uffici condivisi, all'azienda che si occupa della gestione dei rifiuti una dichiarazione annuale o al reparto risorse umane una ripartizione dettagliata dei dipendenti. Un campo vuoto indica un dato sconosciuto; lo zero indica che avete accertato l'assenza di tale dato.

Quando utilizzate una stima, registrare l'attività, il metodo, le ipotesi e la fonte. Ad esempio, una ripartizione della bolletta dell'acqua di un edificio dovrebbe indicare quale quota è attribuibile alla vostra azienda e perché. Non sostituire un numero non supportato solo per completare il modulo.

Per i calcoli energetici, gli esempi di emissioni di gas serra (lavori di esempio sui gas serra) mostrano come le quantità di elettricità e carburante si trasformano in cifre di emissione. La guida ai fattori di emissione vi aiuterà a trovare i fattori di conversione necessari.