Una prima risposta che si può adattare
Riconoscere la richiesta e chiedere chiarimenti su eventuali aspetti poco chiari. Sostituire i dettagli tra parentesi qui sotto, inclusi il report e la data proposti, con ciò che la vostra azienda può offrire.
Grazie per la vostra richiesta di informazioni sulla sostenibilità. Stiamo raccogliendo informazioni per [nome azienda], riguardanti il periodo dal [data inizio] al [data fine].
Un rapporto secondo il modulo base VSME coprirebbe le informazioni richieste, oppure ci sono domande a cui dovremmo rispondere separatamente? Vi chiediamo anche di confermare se preferite un PDF o se dobbiamo utilizzare il vostro questionario o portale.
Prevediamo di rispondere entro il [data]. Vi informeremo se avremo bisogno di più tempo per ottenere alcuni dei documenti necessari.
Un report VSME fornisce informazioni sulla sostenibilità aziendale in una struttura comune. Se il termine non vi è familiare, l' esempio completato mostra cosa potreste inviare.
Concordare quali informazioni devono essere fornite
Leggere attentamente l'intera richiesta e verificare questi quattro aspetti prima di chiedere ai colleghi i dati necessari:
- Azienda, sedi e date. La richiesta riguarda l'intera attività, una singola sede o un prodotto specifico? Quale anno è necessario indicare?
- Domande a cui rispondere. Un rapporto secondo il modulo base VSME può coprirle? Se viene richiesto il modulo onnicomprensivo, utilizzi il confronto tra i moduli per individuare le informazioni aggiuntive.
- Come inviare. È necessario inviare un report via email, compilare un modulo o inserire le risposte in un portale?
- Documenti giustificativi. È necessario fornire solo i dati o anche documenti come certificati e policy aziendali?
Concordare una scadenza realistica con le persone che hanno accesso ai documenti necessari. Trovare una fattura mancante potrebbe richiedere più tempo rispetto all'inserimento della risposta finale.
Confrontare la domanda con le informazioni già disponibili
La formulazione potrebbe risultare poco familiare, anche quando i documenti di riferimento sono noti. Di seguito sono riportati alcuni esempi di domande a livello aziendale e dove iniziare:
Scorra lateralmente per vedere dove compare ogni risposta in un rapporto secondo il modulo base.
| Chiedono informazioni su: | Dove cercare: | In un rapporto secondo il modulo base: |
|---|---|---|
| “Quanto energia avete consumato?” | Bollette di elettricità e carburante relative alle sedi e all'anno richiesti. | Consumo di energia. I calcoli delle emissioni utilizzano queste quantità come punto di partenza. |
| “Quanti dipendenti avete?” | Buste paga, utilizzando la data e il metodo di conteggio richiesti. | Dati aziendali e ripartizione dei dipendenti. |
| “Come gestite i rifiuti?” | Documenti relativi alla raccolta dei rifiuti e la persona responsabile della sede. | Quantità di rifiuti e descrizione delle pratiche di riutilizzo o riciclo. |
| “Avete delle policy di sostenibilità?” | Policy approvate e documenti relativi alla gestione. | Pratiche esistenti, policy e attività pianificate. |
Tenere a portata di mano la domanda originale del cliente accanto alla propria risposta durante il lavoro. La lista di controllo per la preparazione contiene ulteriori esempi di documenti e un messaggio che si può inviare ai colleghi.
Cosa fare se non si riesce a rispondere a una domanda immediatamente?
Identificare il documento mancante e chi potrebbe averlo. Nel caso di un ufficio condiviso, potrebbe essere il proprietario dell'immobile; per le quantità di rifiuti, l'azienda di raccolta. Informare il destinatario di quali informazioni sono ancora in fase di verifica e quando si prevede di avere una risposta.
Utilizzare lo zero solo quando si è verificato che non ce ne sono. Se si fornisce una stima, spiegare come è stata calcolata. Se una policy è ancora in fase di redazione, descriverne lo stato attuale.
Alcune richieste necessitano di ulteriori elaborazioni. Una valutazione dell'impronta di carbonio di un prodotto o un'analisi completa delle emissioni lungo tutta la catena di fornitura vanno oltre i limiti del questionario base di questo strumento. Concordate come rispondere a tali domande, piuttosto che presumere che il report aziendale le includa.
La raccomandazione VSME definisce una struttura comune per rispondere alle esigenze informative dei partner commerciali. I passaggi e i messaggi di esempio forniti qui rappresentano una guida pratica dal sistema di reporting VSME.
Preparate il report che il vostro destinatario richiede.
Risponda a domande sulla sua impresa e scarichi una relazione VSME modulo base da condividere con banche e clienti. Può iniziare da ciò che sa e tornare man mano che raccoglie le altre informazioni.
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