Checklista för VSME-rapportering: vilka uppgifter behövs?

Börja med underlag du redan har

Välj först företag, verksamhetsplatser och rapporteringsår. Be sedan ekonomi-, löne- och platsansvariga om underlagen nedan. Om du själv har flera av rollerna kan du arbeta igenom en grupp i taget.

Checklistan omfattar VSME:s grundmodul. Du kan börja rapporten innan alla underlag är klara. Vissa beräkningar och slutkontroller kommer senare, när siffrorna finns. Guiden till standarden förklarar vilka frågor som beror på verksamheten.

Markera punkterna när du förbereder. Markeringarna gäller bara under detta sidbesök. Skriv ut checklistan för att behålla en kopia, med eller utan markeringar.

0 av 26 förberedelsepunkter avbockade

Företagsuppgifter och rapporteringsår

Företagsuppgifter, B1 och B2. Finns vanligtvis hos: Ekonomiansvarig eller företagsägare.

Välj företaget eller koncernen, verksamhetsplatserna och datumen som rapporten ska omfatta.Hitta företagets registreringsuppgifter och bokföring för perioden, inklusive omsättning, totala tillgångar och valuta.Lista verksamhetsplatsernas adresser och länder. Om rapporten gäller en koncern ska dotterföretagen som omfattas ingå.Be om det totala antalet anställda och hur det räknades: personer eller heltidsekvivalenter, vid årets slut eller som genomsnitt.Samla befintliga policyer, planerade aktiviteter, mål och certifieringar. En kort beskrivning av ett befintligt arbetssätt kan också vara användbar.

Underlag för el, bränsle och utsläpp

B3. Finns vanligtvis hos: Ekonomi-, fastighets- eller fordonsansvarig.

Samla el- och värmefakturor för varje verksamhetsplats och hela rapporteringsperioden. Använd den förbrukade mängden, exempelvis kWh, i stället för det betalda beloppet.Samla bränslekvitton eller mätaravläsningar för fordon, utrustning och uppvärmning. Behåll ursprungliga enheter, exempelvis liter eller kubikmeter.Hitta eventuella befintliga utsläppsberäkningar, inklusive källan till omräkningstalen. Om du beräknar för första gången kan du använda guiderna nedan.Hitta underlag som visar inköp av förnybar energi och eventuell el som produceras och används på plats, exempelvis solel.Fråga verksamhetsansvariga om det fanns andra direkta utsläppskällor, exempelvis köldmedieläckage eller industriella processer. Dessa kräver beräkningar utöver energikalkylatorn.

Vatten, avfall och verksamhetsplatser

B4 till B7. Finns vanligtvis hos: Verksamhets- eller fastighetsansvarig.

Om företaget redan rapporterar utsläpp av föroreningar till myndigheter eller frivilligt ska du samla siffrorna eller länken till den publicerade rapporten.Kontrollera om någon verksamhetsplats ligger i eller nära ett känsligt naturområde, exempelvis en skyddad livsmiljö. Du behöver läge och yta för relevanta platser.Hitta vattenfakturor eller mätaravläsningar i kubikmeter. Be hyresvärden om företagets andel om ni delar kontor och kontrollera om platsen ligger i ett område med hög vattenstress.Om produktionen använder betydande mängder vatten ska du be om underlag för vatten som tas in och släpps ut från processerna.Be avfallsentreprenören om mängder per avfallstyp, vilket avfall som är farligt och hur mycket som materialåtervinns, återanvänds eller bortskaffas.Notera hur verksamheten återanvänder material. Om materialanvändningen är betydande, som den kan vara inom tillverkning, ska du också samla de årliga mängderna.

Anställda, lön och arbetsvillkor

B8 till B10. Finns vanligtvis hos: Löneansvarig, HR eller företagsägare.

Be om antal anställda efter tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning, kön och land där det är relevant. Använd samma räknemetod som för företagets total.För personalomsättning samlar du antalet avgångar och det genomsnittliga antalet anställda. Frågan krävs från 50 anställda i verktyget.Samla uppgifter om arbetsrelaterade olyckor och dödsfall samt arbetade timmar för beräkningen av olycksfrekvens.Fråga lönefunktionen om krav på minimilön eller kollektivavtalsenlig lön och hur många anställda som omfattas av kollektivavtal.Samla utbildningstimmar och antal anställda efter kön. Löneskillnaden mellan kvinnor och män är valfri under 150 anställda i verktyget och krävs från den storleken.

Ansvarsfullt företagande och slutkontroller

B11 och slutgranskning. Finns vanligtvis hos: Företagsägare, ekonomiansvarig eller juridisk rådgivare.

Kontrollera företagets underlag för fällande domar och böter för korruption eller mutor under rapporteringsperioden.Behåll källan för varje siffra och en anteckning som förklarar eventuella uppskattningar. Lista uppgifter du fortfarande behöver få fram.Gå igenom formulärets meddelanden om saknade svar och kontrollera att summor och uppdelningar stämmer.Läs PDF-filen och kontrollera namn, datum, enheter och förklaringar. Bekräfta hur banken eller kunden vill ta emot den.Spara den färdiga rapporten, en säkerhetskopia av utkastet och underlagen bakom svaren så att du kan återvända till dem senare.

Be kollegor om de underlag du behöver

Ge kollegorna en bestämd rapporteringsperiod och en kort lista över underlagen du behöver från dem. Ekonomiavdelningen kan ha fakturor, medan platsansvariga vet vilka mätare eller lokaler de gäller. Be om både siffran och källan så att du kan reda ut skillnader senare.

Byt ut uppgifterna inom hakparentes och behåll bara de punkter som är relevanta för mottagaren.

Ämne: Underlag till [företag]s hållbarhetsrapport

Vi tar fram en hållbarhetsrapport för [företag] som omfattar perioden [startdatum] till [slutdatum]. Kan du skicka följande underlag senast [sista datum]?

Underlag som behövs: [lista relevanta räkningar, siffror eller dokument].
Företag och platser som ska ingå: [namn och orter].

Ange för varje uppgift:
- Mängd och enhet, till exempel kWh, liter eller antal anställda.
- Vilka datum och platser den avser.
- Vilken räkning, rapport eller annat underlag den kommer från.
- En kort förklaring om det är en uppskattning.

Markera gärna månader som saknas eller räkningar som delas med ett annat företag. Om en uppgift inte finns tillgänglig ännu, meddela oss vad som saknas och vem som kan ha den. Ange noll bara om du kontrollerat att det inte fanns något.

Vi använder underlagen för att fylla i rapporten online. Ange gärna namnet på någon vi kan kontakta vid frågor. Tack.

Kopiera texten och anpassa den sedan i ditt eget meddelande.

Kontrollera varje svar innan du summerar

Omfattning: täcker underlagen alla inkluderade platser och hela perioden, utan saknade eller dubblerade månader?
Delade lokaler: omfattar en gemensam faktura en annan hyresgäst? Dokumentera hur företagets andel fördelas.
Enheter: behåll den ursprungliga mängden bredvid omvandlingen, exempelvis när 24 000 kWh blir 24 MWh.
Antal anställda: kontrollera om personaluppgifterna avser antal personer vid årets slut, ett genomsnitt eller heltidsekvivalenter.

Exemplen nedan visar hur underlag blir svar i frågeformuläret samtidigt som du behåller bevisen i egna filer.

Omvandla ett källunderlag till ett rapportsvar

Ett svar blir lättare att granska när nästa person kan se varifrån det kommer. Raderna visar hur uppgifter från det fiktiva teknikkonsultföretaget skulle kunna dokumenteras. Även källanteckningarna är exempel.

Rulla i sidled i tabellen för att läsa källanteckningarna.

Rapporteringsuppgift	Svar	Enhet eller grund	Exempel på källanteckning
Omsättning	36,450,000	SEK	Bokföring 2025, intäktssammanställning. Endast detta företag, 1 januari till 31 december 2025.
Inköpt förnybar el	20	MWh	Elsammanställning: 20 000 förnybara kWh ÷ 1 000, av totalt 24 000 kWh. Förnybar andel styrks av avtalsunderlag. Alla inkluderade verksamhetsplatser.
Tillsvidareanställda	25	Antal personer vid årets slut	Antal personer enligt löneunderlag den 31 december 2025. Lägg till de 2 tidsbegränsat anställda för att kontrollera totalen 27.
Kollektivavtalens täckningsgrad	100	Procent (%)	Alla 27 anställda omfattas. Rapporteringsfältet använder 100 för 100 %.

Ange svaret i motsvarande fält i frågeformuläret. Spara fakturan eller lönefilen och dessa källanteckningar i företagets egna underlag; verktyget lagrar inte styrkande bilagor. För en uppskattning sparar du metod och motivering tillsammans med källan.

Om en siffra saknas?

Behåll den som en öppen uppgift medan du samlar underlag. Be hyresvärden om energi- och vattenuppgifter för delade kontor, avfallsentreprenören om en årssammanställning eller lönefunktionen om en konsekvent personaluppdelning. Ett tomt fält betyder okänt; noll betyder att du har fastställt att det inte förekom något.

När du använder en uppskattning ska du dokumentera aktivitet, metod, antaganden och källa. En fördelning av en byggnads vattenfaktura ska exempelvis ange företagets andel och varför den används. Ange inte ett värde utan stöd bara för att slutföra formuläret.

För energiberäkningar visar räkneexemplen för växthusgaser hur el- och bränslemängder blir utsläppssiffror. Guiden till utsläppsfaktorer hjälper dig att hitta omräkningstalen du behöver.

Grund: verktygets rapporteringsuppgifter och VSME:s grundmodul, bilaga I. Versionsuppgifter och villkorade upplysningar beskrivs i guiden till standarden.

Börja med informationen du har.

Svara på frågor om ditt företag och ladda ner en VSME-rapport enligt grundmodulen att dela med banker och kunder. Du kan börja med det du vet och återvända när du samlat in resten.

Starta din rapport

Gratis under förhandsperioden. Inget konto behövs.

Checklista för VSME-rapportering.