Liste de contrôle de reporting VSME : quelles informations vous sont nécessaires ?

Commencez par les documents que vous avez déjà

Sélectionnez d'abord l'entreprise, les sites et l'année de déclaration. Ensuite, demandez à la direction financière, aux services des ressources humaines et aux responsables de vos sites de vous fournir les documents suivants. Si vous occupez plusieurs de ces fonctions, travaillez par groupes.

Cette liste de contrôle couvre le module de base VSME. Vous pouvez commencer votre rapport avant que tous les documents ne soient prêts. Certains calculs et vérifications finales seront effectués plus tard, une fois que vous aurez les chiffres. Le guide standard explique quelles questions dépendent de votre activité.

Cochez les éléments au fur et à mesure de votre préparation. Les cases sont temporaires pour cette visite de la page. Imprimez la liste de contrôle pour conserver une copie, avec ou sans vos cases cochées.

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Informations sur l'entreprise et année de déclaration

Informations sur l'entreprise, B1 et B2. Généralement détenu par : Service financier ou dirigeant de l'entreprise.

Sélectionnez l'entreprise ou le groupe, les sites et les périodes que votre rapport couvrira.Recherchez les informations d'enregistrement de l'entreprise et les états financiers pour cette période, y compris le chiffre d'affaires, l'actif total et la devise.Indiquez les adresses et les pays des sites. Si vous déclarez pour un groupe, précisez les filiales concernées.Demandez le nombre total d'employés et la méthode de calcul utilisée : personnes ou équivalents à temps plein, à la fin de l'année ou en moyenne.Rassemblez les politiques, les activités prévues, les objectifs et les certifications déjà en place. Une brève description d'une pratique existante peut également être utile.

Données sur l'électricité, le carburant et les émissions

B3. Généralement détenu par : Service financier, maintenance ou gestion de la flotte.

Collectez les factures d'électricité et de chauffage pour chaque site et pour l'ensemble de la période de déclaration. Utilisez les quantités consommées, telles que kWh, plutôt que les montants payés.Rassemblez les reçus de carburant ou les relevés de compteurs pour les véhicules, les équipements et le chauffage. Conservez les unités d'origine, telles que litres ou mètres cubes.Recherchez tout calcul d'émissions que vous avez déjà, y compris la source des facteurs de conversion utilisés. Si vous effectuez des calculs pour la première fois, utilisez les guides ci-dessous.Recherchez les enregistrements des achats d'énergie renouvelable et de toute électricité produite et utilisée sur le site, comme l'énergie solaire.Demandez au service des opérations s'il existait d'autres sources d'émissions directes, telles que les fuites de réfrigérants ou les procédés industriels. Ces éléments nécessitent des calculs qui vont au-delà de l'outil de calcul de l'énergie.

Eau, déchets et vos sites

B4 à B7. Généralement détenu par : Service des opérations ou maintenance.

Si votre entreprise déclare déjà les rejets de polluants aux autorités ou de manière volontaire, rassemblez ces chiffres ou le lien vers le rapport publié.Vérifiez si l'un des sites se trouve à proximité d'une zone naturelle sensible, comme un habitat protégé. Vous aurez besoin de la localisation et de la superficie des sites concernés.Recherchez les factures d'eau ou les relevés de compteurs en mètres cubes. Demandez au propriétaire si vous utilisez un espace de bureau partagé et vérifiez si le site se trouve dans une zone soumise à un stress hydrique élevé.Si la production utilise de grandes quantités d'eau, demandez des informations sur la quantité d'eau prélevée et rejetée par ces procédés.Demandez au prestataire de services de gestion des déchets les quantités par type de déchets, quels déchets sont dangereux, et quelles quantités sont recyclées, réutilisées ou éliminées.Notez comment l'entreprise réutilise les matériaux. Si l'utilisation de matériaux est importante, comme c'est souvent le cas dans l'industrie manufacturière, rassemblez les quantités annuelles utilisées.

Employés, rémunération et conditions de travail

B8 à B10. Généralement détenu par : Paie, RH ou dirigeant de l'entreprise.

Demandez le nombre de salariés, avec une ventilation par type de contrat (permanent ou temporaire), par genre et par pays, le cas échéant. Utilisez la même méthode de comptage que pour le total de l'entreprise.Pour le taux de rotation du personnel, collectez le nombre de personnes ayant quitté l'entreprise et le nombre moyen d'employés. Cette question est obligatoire pour les entreprises de 50 employés ou plus utilisant cet outil.Recueillez les informations relatives aux accidents du travail et aux décès survenus lors de l'activité professionnelle, ainsi que le nombre d'heures travaillées, afin de calculer le taux d'accidents.Renseignez-vous auprès du service de paie concernant les exigences de rémunération minimale ou les conventions collectives, et précisez le nombre d'employés couverts par des accords de négociation collective.Rassemblez le nombre d'heures de formation et le nombre de salariés par genre. Dans cet outil, l'écart de rémunération entre les genres est facultatif en dessous de 150 salariés et obligatoire à partir de cet effectif.

Vérifications relatives à la conduite des affaires et contrôles avant de finaliser

B11 et relecture finale. Généralement détenu par : Dirigeant de l'entreprise, service financier ou conseiller juridique.

Vérifiez les archives de l'entreprise pour rechercher d'éventuelles condamnations ou amendes liées à la corruption ou à la remise de pots-de-vin pendant la période de déclaration.Conservez la source de chaque chiffre et ajoutez une note expliquant toute estimation. Indiquez les informations que vous devez encore obtenir.Parcourez les questions du questionnaire concernant les réponses manquantes et vérifiez que les totaux et les répartitions correspondent.Lisez le document PDF et vérifiez les noms, les dates, les unités et les explications. Confirmez comment votre banque ou votre client souhaite recevoir ce document.Enregistrez le rapport finalisé, une copie de sauvegarde et les données utilisées pour répondre aux questions, afin de pouvoir y revenir ultérieurement.

Demandez à vos collègues de vous fournir les documents dont vous avez besoin

Indiquez à vos collègues une période de déclaration spécifique et une courte liste des documents dont vous avez besoin. La direction financière peut avoir des factures, tandis que le responsable de site sait quels compteurs ou locaux ils couvrent. Demandez à la fois le chiffre et sa source afin de pouvoir résoudre d'éventuelles divergences ultérieurement.

Remplacez les éléments entre crochets et ne gardez que les points pertinents pour le destinataire.

Objet : Documents pour le rapport de durabilité de [entreprise]

Nous préparons un rapport de durabilité pour [entreprise], couvrant la période du [date de début] au [date de fin]. Pourriez-vous nous envoyer les documents suivants avant le [date limite] ?

Documents nécessaires : [listez les factures, chiffres ou documents pertinents].
Entreprise et sites à inclure : [noms et lieux].

Pour chaque chiffre, merci d’indiquer :
- Le montant et l’unité, par exemple kWh, litres ou nombre de salariés.
- Les dates et les sites couverts.
- La facture, le rapport ou l’autre document dont il provient.
- Une courte explication s’il s’agit d’une estimation.

Merci de signaler les mois manquants ou les factures partagées avec une autre entreprise. Si un chiffre n’est pas encore disponible, indiquez-nous ce qui manque et qui pourrait l’avoir. N’utilisez zéro que si vous avez vérifié qu’il n’y en avait pas.

Nous utiliserons ces documents pour compléter le rapport en ligne. Merci d’indiquer le nom d’une personne à contacter en cas de question. Merci.

Copiez le texte, puis adaptez-le dans votre propre message.

Vérifiez chaque réponse avant d'ajouter le total

Couverture : Les documents couvrent-ils tous les sites inclus et toute la période, sans mois manquants ou doublons ?
Locaux partagés : Une facture de bâtiment partagé inclut-elle un autre locataire ? Indiquez comment vous répartissez la part de votre entreprise.
Unités : Conservez la quantité originale à côté de toute conversion, par exemple, 24 000 kWh devenant 24 MWh.
Effectif : Vérifiez si les chiffres d'effectif correspondent au nombre de personnes présentes en fin d'année, à une moyenne ou à un équivalent à temps plein.

Les exemples ci-dessous montrent comment transformer des documents en réponses aux questionnaires tout en conservant les preuves dans vos propres fichiers.

Transformez un document source en réponse à un rapport

Une réponse devient plus facile à vérifier lorsque la personne suivante peut voir d'où elle provient. Ces lignes montrent comment les chiffres d'un faux cabinet d'expertise en génie pourraient être enregistrés. Les notes de source sont également des exemples.

Faites défiler horizontalement dans le tableau pour lire les exemples de notes de source.

Élément de déclaration	Réponse	Unité ou base	Exemple de note de source
Chiffre d'affaires	36,450,000	SEK	États financiers de 2025, tableau des revenus. Uniquement pour cette entreprise, du 1er janvier au 31 décembre 2025.
Électricité renouvelable achetée	20	MWh	Relevé d'électricité : 20 000 kWh renouvelables ÷ 1 000, sur un total de 24 000 kWh. La part renouvelable est justifiée par les documents contractuels. Tous les sites inclus.
Employés permanents	25	Effectif à la clôture de l'exercice	Effectif sur la paie au 31 décembre 2025. Ajouter les 2 employés temporaires pour vérifier le total de 27.
Couverture par convention collective	100	Pourcentage (%)	Les 27 employés sont tous couverts. Le champ de reporting utilise 100 pour représenter 100 %.

Entrez la réponse dans le champ correspondant du questionnaire. Conservez les factures ou les fichiers de paie originaux, ainsi que ces notes de référence, dans les archives de votre entreprise. Cet outil ne stocke pas de pièces justificatives. Pour une estimation, conservez la méthode et le motif utilisés, ainsi que la source.

Que faire si une donnée est manquante ?

Conservez-la comme une tâche en cours, tout en collectant les informations nécessaires. Contactez le propriétaire pour obtenir des données sur les charges liées aux bureaux partagés, le prestataire de gestion des déchets pour obtenir un relevé annuel, ou le service des ressources humaines pour obtenir une ventilation précise des effectifs. Un champ vide signifie "inconnu" ; zéro signifie que vous avez confirmé l'absence de cette donnée.

Lorsque vous utilisez une estimation, enregistrez l'activité, la méthode, les hypothèses et la source. Par exemple, une répartition de la facture d'eau d'un bâtiment doit indiquer quelle part est imputable à votre entreprise et pourquoi. N'utilisez pas un chiffre arbitraire simplement pour compléter le formulaire.

Pour les calculs d'énergie, les exemples de gaz à effet de serre (exemples de calculs d'émissions) illustrent comment les quantités d'électricité et de carburant se transforment en chiffres d'émissions. Le guide des facteurs d'émission vous aidera à trouver les coefficients de conversion dont vous avez besoin.

Base : les données d'entrée utilisées par l'outil et le Module de base VSME, Annexe I. Les détails de version et les informations complémentaires sont disponibles dans le guide standard.

Commencez par les informations dont vous disposez.

Répondez à des questions sur votre entreprise et téléchargez un rapport VSME module de base à partager avec les banques et les clients. Vous pouvez commencer par ce que vous savez et revenir au fur et à mesure que vous rassemblez le reste.

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