Une première réponse que vous pouvez adapter
Accusé de réception de la demande et demandez des précisions si nécessaire. Remplacez les informations entre crochets ci-dessous, y compris le rapport proposé et la date, par ce que votre entreprise peut offrir.
Nous vous remercions de votre demande d'informations sur le développement durable. Nous sommes en train de rassembler des informations pour [nom de l'entreprise], couvrant la période du [date de début] au [date de fin].
Un rapport selon le module de base VSME couvrirait-il les informations dont vous avez besoin, ou y a-t-il des questions auxquelles nous devrions répondre séparément ? Veuillez également nous indiquer si vous préférez un PDF ou si vous souhaitez que nous utilisions votre questionnaire ou votre portail.
Nous prévoyons de vous répondre d'ici le [date]. Nous vous informerons si nous avons besoin de plus de temps pour obtenir certains documents.
Un rapport VSME structure les informations sur le développement durable de l'entreprise dans un format commun. Si ce terme est nouveau pour vous, l’exemple complété illustre ce que vous pourriez envoyer.
Déterminez ce que vous devez fournir
Lisez attentivement l'intégralité de la demande et vérifiez ces quatre points avant de solliciter des chiffres auprès de vos collègues :
- Entreprise, sites et dates. La demande concerne-t-elle l'ensemble de votre activité, un site spécifique ou un produit que vous fournissez ? Quelle année devez-vous utiliser ?
- Questions à répondre. Un rapport VSME Basique peut-il répondre à ces questions ? Si l'exigence est un rapport complet, utilisez le comparateur de modules pour connaître les informations supplémentaires requises.
- Comment soumettre. Devez-vous envoyer un rapport par e-mail, remplir un formulaire ou saisir les réponses dans un portail ?
- Documents justificatifs. Ont-ils besoin uniquement des chiffres ou des documents tels que des certificats et des politiques ?
Convenez d'un délai réaliste avec les personnes qui détiennent les informations. La recherche d'une facture manquante peut prendre plus de temps que la saisie de la réponse finale.
Mettez en relation la question avec les informations que vous possédez déjà
La formulation peut être inhabituelle, même lorsque les documents sous-jacents sont familiers. Voici des exemples de questions au niveau de l'entreprise et les points de départ :
Faites défiler horizontalement pour voir où chaque réponse apparaît dans un rapport VSME Basique.
| Ils demandent des informations concernant : | Où chercher : | Dans un rapport VSME Basique : |
|---|---|---|
| “Quelle quantité d’énergie avez-vous consommée ?” | Factures d'électricité et de carburant pour les sites et l'année demandés. | Consommation d'énergie. Les calculs d'émissions utilisent ces quantités comme point de départ. |
| “Combien d'employés avez-vous ?” | Fiches de paie, en utilisant la date et la méthode de comptage demandées. | Informations sur l'entreprise et répartition des employés. |
| “Comment gérez-vous les déchets ?” | Déclarations de collecte des déchets et la personne responsable du site. | Quantités de déchets et descriptions des pratiques de réutilisation ou de recyclage. |
| “Avez-vous des politiques de développement durable ?” | Politiques approuvées et documents de gestion. | Pratiques existantes, politiques et activités prévues. |
Gardez la question originale du client à côté de votre réponse pendant que vous travaillez. La liste de contrôle de préparation contient d'autres exemples de documents et un message que vous pouvez envoyer à vos collègues.
Que faire si vous ne pouvez pas répondre à une question pour le moment ?
Identifiez le document manquant et la personne susceptible de le posséder. Pour un bureau partagé, cela peut être le propriétaire ; pour les quantités de déchets, l'entreprise de collecte. Indiquez à votre interlocuteur ce qui est encore en cours de vérification et quand vous prévoyez d'avoir une réponse.
Utilisez le chiffre zéro uniquement lorsque vous avez confirmé qu'il n'y en a pas. Si vous estimez un chiffre, expliquez comment vous l'avez calculé. Si une politique est encore en cours d'élaboration, décrivez son état actuel.
Certaines demandes nécessitent un travail supplémentaire. Une évaluation de l'empreinte carbone d'un produit ou une analyse complète des émissions tout au long de la chaîne d'approvisionnement dépassent le cadre du questionnaire de base proposé par cet outil. Déterminez ensemble comment répondre à ces questions plutôt que de supposer que le rapport de l'entreprise les inclut.
La recommandation VSME définit une structure commune pour répondre aux besoins d'information des partenaires commerciaux. Les étapes et exemples de messages présentés ici sont des conseils pratiques de VSME Reporting.
Préparez le rapport dont votre interlocuteur a besoin.
Répondez à des questions sur votre entreprise et téléchargez un rapport VSME module de base à partager avec les banques et les clients. Vous pouvez commencer par ce que vous savez et revenir au fur et à mesure que vous rassemblez le reste.
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