Et første svar, du kan tilpasse
Bekræft modtagelsen af anmodningen og spørg om eventuelle uklarheder. Erstat de parentesindesatte oplysninger nedenfor, herunder den foreslåede rapport og dato, med det, din virksomhed kan tilbyde.
Tak for jeres anmodning om bæredygtighedsinformation. Vi indsamler information for [virksomhed], der dækker perioden fra [startdato] til [slutdato].
Vil en rapport efter VSME-basismodulet dække de oplysninger, I har brug for, eller er der særlige spørgsmål, vi skal besvare separat? Bekræft også, om I foretrækker en PDF, eller om vi skal bruge jeres spørgeskema eller portal.
Vi forventer at svare senest [dato]. Vi giver jer besked, hvis vi har brug for mere tid til at indsamle eventuelle af de nødvendige data.
En VSME-rapport bringer virksomhedens bæredygtighedsinformationer ind i en fælles struktur. Hvis begrebet er nyt for jer, viser det færdige eksempel, hvad I kunne sende.
Aftal, hvad du skal levere
Læs hele anmodningen og tjek disse fire ting, før du spørger dine kolleger om tal:
- Virksomhed, lokationer og datoer. Dækker anmodningen hele din virksomhed, én lokation eller et produkt, du leverer? Hvilket år skal du bruge?
- Spørgsmål, der skal besvares. Kan en rapport efter VSME-basismodulet dække dem? Hvis der efterspørges det udvidede modul, viser modulsammenligningen, hvilke yderligere oplysninger det omfatter.
- Sådan indsendes. Skal du sende rapporten via e-mail, udfylde et formular eller indtaste svarene i et portal?
- Underliggende dokumentation. Har de brug for tallene alene, eller dokumenter som certifikater og politikker?
Aftal en realistisk deadline med de personer, der har adgang til dokumentationen. Det kan tage længere tid at finde en manglende faktura end at indtaste det endelige svar.
Match spørgsmålet med de oplysninger, du allerede har
Formuleringen kan være ukendt, selvom den underliggende dokumentation er velkendt. Her er eksempler på spørgsmål på virksomhedsniveau og hvor du kan starte:
Rul sidelæns for at se, hvor hvert svar findes i en rapport efter basismodulet.
| De spørger om: | Hvor skal du kigge: | I en rapport efter basismodulet: |
|---|---|---|
| "Hvor meget energi har I brugt?" | El- og brændstofregninger for de ønskede lokationer og år. | Energiforbrug. Emissionsberegninger bruger disse tal som udgangspunkt. |
| "Hvor mange medarbejdere har I?" | Lønoplysninger, baseret på den ønskede dato og metode til optælling. | Virksomhedsoplysninger og medarbejderstatistik. |
| "Hvordan håndterer I affald?" | Affaldshåndteringsdokumenter og kontaktperson for lokationen. | Mængder af affald og beskrivelser af genbrug eller genanvendelsesprocedurer. |
| "Har I bæredygtighedspolitikker?" | Godkendte politikker og ledelsesdokumentation. | Eksisterende procedurer, politikker og planlagte aktiviteter. |
Hold kundens oprindelige spørgsmål ved siden af dit svar, mens du arbejder. Forberedelseslisten indeholder flere eksempler på dokumentation og en besked, du kan sende til dine kolleger.
Hvad hvis du ikke kan svare på et spørgsmål endnu?
Identificer den manglende dokumentation og hvem der muligvis har den. Hvis det drejer sig om et fælles kontor, kan det være udlejeren; for affaldsmængder, kan det være affaldshåndteringsfirmaet. Fortæl modtageren, hvilke oplysninger der stadig er under undersøgelse, og hvornår du forventer et svar.
Brug kun nul, når du har fastslået, at der ikke var noget. Hvis du estimerer et tal, skal du forklare, hvordan du er kommet frem til det. Hvis en politik stadig er under udarbejdelse, skal du beskrive dens nuværende status.
Nogle anmodninger kræver yderligere arbejde. En vurdering af et produkts klimaaftryk eller en fuldstændig vurdering af udledningerne i hele forsyningskæden ligger ud over dette værktøjs grundlæggende spørgeskema. Aftal, hvordan disse spørgsmål skal besvares, frem for at antage, at virksomhedens rapport indeholder dem.
VSME-anbefalingen fastlægger en fælles struktur for at imødekomme informationbehov hos forretningspartnere. Trinene og eksemplerne på beskeder her er praktisk vejledning fra VSME Reporting.
Forbered den rapport, som din modtager har brug for.
Besvar spørgsmål om din virksomhed, og download en VSME-basismodulrapport, du kan dele med banker og kunder. Du kan starte med det, du ved, og vende tilbage, efterhånden som du samler resten.
Start rapportenGratis under den tidlige adgang. Ingen konto nødvendig.