Een eerste reactie die u kunt aanpassen
Erkent het verzoek en vraag naar eventuele onduidelijkheden. Vervang de tussen haakjes geplaatste details hieronder, inclusief het voorgestelde rapport en de datum, met wat uw bedrijf kan aanbieden.
Hartelijk dank voor uw verzoek om duurzaamheidsinformatie. Wij verzamelen informatie voor [bedrijf], van [startdatum] tot [einddatum].
Zou een rapport volgens de VSME-basismodule de informatie bevatten die u nodig hebt, of zijn er vragen die we apart moeten beantwoorden? Bevestig ook of u een PDF wilt ontvangen of dat we uw vragenlijst of portaal moeten gebruiken.
Wij verwachten om u op [datum] te antwoorden. Wij laten u weten als we meer tijd nodig hebben om eventuele gegevens te verzamelen.
Een VSME-rapport brengt duurzaamheidsinformatie van een bedrijf in een gemeenschappelijke structuur. Als deze term nieuw voor u is, laat dan het volledige voorbeeld zien wat u zou kunnen verzenden.
Bespreek wat u moet aanleveren
Lees de hele aanvraag en controleer deze vier punten voordat u collega's om cijfers vraagt:
- Bedrijven, locaties en data. Bestrijkt de aanvraag uw hele bedrijf, één locatie of een product dat u levert? Welk jaar moet u gebruiken?
- Vragen die beantwoord moeten worden. Worden deze vragen voldoende beantwoord met een VSME Basis rapport? Als ze vragen om een uitgebreider rapport, gebruik dan de modulevergelijking om de extra informatie te bekijken.
- Hoe moet u uw rapport indienen? Moet u een rapport per e-mail sturen, een formulier invullen of antwoorden invoeren in een portaal?
- Ondersteunende documenten. Hebben ze alleen de cijfers nodig, of ook documenten zoals certificaten en beleidsdocumenten?
Spreek een realistische deadline af met de mensen die de benodigde documenten in hun bezit hebben. Het vinden van een ontbrekende factuur kan meer tijd in beslag nemen dan het invoeren van het uiteindelijke antwoord.
Stem de vraag af op de informatie die u al heeft
De formulering kan onbekend zijn, zelfs als de onderliggende documenten bekend zijn. Hier zijn voorbeelden van vragen op bedrijfsniveau en waar u kunt beginnen:
Scrol naar links om te zien waar elk antwoord verschijnt in een Basis rapport.
| Ze vragen naar… | Waar moet u zoeken? | In een Basis rapport |
|---|---|---|
| “Hoeveel energie heeft u verbruikt?” | Elektriciteits- en brandstofrekeningen voor de gevraagde locaties en het gevraagde jaar. | Energieverbruik. De berekening van uitstoot gebruikt deze gegevens als uitgangspunt. |
| “Hoeveel werknemers heeft u?” | Loonlijsten, met inachtneming van de gevraagde datum en methode van telling. | Bedrijfsinformatie en overzichten van het personeelsbestand. |
| “Hoe gaat u om met afval?” | Afvalinzamelingsrapporten en de contactpersoon voor de locatie. | Afvalhoeveelheden en beschrijvingen van hergebruik- of recyclingpraktijken. |
| “Heeft u duurzaamheidsbeleid?” | Goedgekeurde beleidsdocumenten en managementrecords. | Bestaande praktijken, beleid en geplande activiteiten. |
Houd de oorspronkelijke vraag van de klant naast uw antwoord terwijl u werkt. De voorbereidingschecklist bevat meer voorbeelden van documenten en een bericht dat u naar collega's kunt sturen.
Wat als u een vraag nog niet kunt beantwoorden?
Identificeer welk document ontbreekt en wie het mogelijk in zijn bezit heeft. Voor een gedeeld kantoor kan dat de verhuurder zijn; voor afvalhoeveelheden, het inzamelingsbedrijf. Laat uw contactpersoon weten welk document nog gecontroleerd wordt en wanneer u verwacht een antwoord te hebben.
Gebruik nul alleen als u hebt vastgesteld dat er niets was. Leg bij een schatting uit hoe u die hebt berekend. Als beleid nog wordt opgesteld, beschrijf dan de huidige status.
Sommige aanvragen vereisen aanvullend werk. Het vaststellen van de ecologische voetafdruk van een product of een volledige beoordeling van de uitstoot in de toeleveringsketen gaat verder dan de mogelijkheden van deze basisvragenlijst. Spreek af hoe deze vragen beantwoord moeten worden, in plaats van te veronderstellen dat de bedrijfsrapportage deze informatie al bevat.
De VSME-aanbeveling beschrijft een gemeenschappelijke structuur voor het beantwoorden van de informatiebehoeften van zakelijke partners. De stappen en voorbeeldboodschappen hier zijn praktische begeleiding van VSME Reporting.
Bereid het rapport voor dat uw ontvanger nodig heeft.
Beantwoord vragen over uw onderneming en download een VSME-basismodulerapport om te delen met banken en klanten. U kunt beginnen met wat u weet en terugkomen terwijl u de rest verzamelt.
Rapport startenGratis tijdens de vroege toegang. Geen account nodig.