Przykładowa pierwsza odpowiedź, którą można dostosować
Potwierdź otrzymanie zapytania i zapytaj o wszelkie niejasności. Zastąp podane w nawiasach szczegóły, w tym proponowany raport i datę, tym, co Twoja firma może zaoferować.
Dziękujemy za zapytanie dotyczące zrównoważonego rozwoju. Gromadzimy informacje dla [nazwa firmy], obejmujące okres od [data rozpoczęcia] do [data zakończenia].
Czy raport według modułu podstawowego VSME obejmie potrzebne informacje, czy są pytania, na które powinniśmy odpowiedzieć oddzielnie? Prosimy też o potwierdzenie, czy preferują Państwo PDF, czy skorzystanie z Państwa kwestionariusza lub portalu.
Oczekujemy odpowiedzi do [data]. Powiadomimy Państwa, jeśli będziemy potrzebować więcej czasu, aby uzyskać jakiekolwiek z tych dokumentów.
Raport VSME umieszcza informacje dotyczące zrównoważonego rozwoju firmy w ujednoliconym formacie. Jeśli termin jest dla Państwa nowy, przykładowy, wypełniony raport pokazuje, co można przesłać.
Ustalcie, co musicie dostarczyć
Przeczytaj cały wniosek i sprawdź te cztery rzeczy, zanim poprosisz kolegów o dane:
- Firma, lokalizacje i daty. Czy wniosek dotyczy całej działalności firmy, jednej lokalizacji, czy produktu, który dostarczacie? W jakim roku należy podać dane?
- Pytania, na które trzeba odpowiedzieć. Czy raport według modułu podstawowego VSME je obejmie? Jeśli wymagany jest moduł kompleksowy, sprawdź porównanie modułów, aby poznać dodatkowe informacje.
- Sposób przekazania danych. Czy należy przesłać raport e-mailem, wypełnić formularz, czy wprowadzić odpowiedzi do portalu?
- Dokumenty potwierdzające. Czy potrzebują tylko danych, czy też dokumentów, takich jak certyfikaty i regulaminy?
Ustalcie realistyczny termin z osobami, które mają dostęp do danych. Znalezienie brakującej faktury może zająć więcej czasu niż wprowadzenie ostatecznej odpowiedzi.
Dopasuj pytanie do informacji, które już posiadacie
Sformułowanie pytania może być niezrozumiałe, nawet jeśli znacie podstawowe dane. Poniżej znajdują się przykłady pytań dotyczących całej firmy oraz wskazówki, od czego zacząć:
Przewiń poziomo, aby zobaczyć, gdzie każda odpowiedź znajduje się w raporcie według modułu podstawowego.
| Dotyczą pytań o: | Gdzie szukać: | W raporcie według modułu podstawowego: |
|---|---|---|
| „Ile energii zużyliście?” | Rachunki za energię elektryczną i paliwo dla wskazanych lokalizacji i roku. | Zużycie energii. Obliczenia emisji wykorzystują te dane jako punkt wyjścia. |
| „Ilu pracowników zatrudniacie?” | Listy płac, uwzględniając wskazany termin i metodę liczenia. | Dane o firmie oraz podział pracowników. |
| „W jaki sposób zarządzacie odpadami?” | Potwierdzenia odbioru odpadów oraz osoba odpowiedzialna za lokalizację. | Ilość odpadów oraz opis praktyk związanych z ponownym wykorzystaniem lub recyklingiem. |
| „Czy posiadacie polityki zrównoważonego rozwoju?” | Zatwierdzone polityki oraz dokumenty dotyczące zarządzania. | Aktualne praktyki, polityki oraz planowane działania. |
Zachowaj oryginalne pytanie klienta obok swojej odpowiedzi podczas pracy. Lista kontrolna przygotowania zawiera więcej przykładów dokumentów oraz wiadomość, którą możesz przesłać do kolegów.
Co zrobić, jeśli nie możesz odpowiedzieć na pytanie od razu?
Zidentyfikuj brakujący dokument i ustal, kto może go posiadać. W przypadku biura współdzielonego może to być wynajmujący; w przypadku ilości odpadów – firma zajmująca się ich odbiorem. Poinformuj odbiorcę, które informacje są wciąż weryfikowane i kiedy oczekujesz odpowiedzi.
Używaj zera tylko wtedy, gdy upewniliście się, że takiej wartości nie było. Jeśli podajesz szacunkową wartość, wyjaśnij, w jaki sposób ją obliczyłeś. Jeśli polityka jest wciąż w opracowaniu, opisz jej aktualny status.
Niektóre zapytania wymagają dodatkowej pracy. Ocena śladu węglowego produktu lub pełna analiza emisji w łańcuchu dostaw wykracza poza możliwości tego narzędzia, które oferuje jedynie podstawowy formularz. Należy uzgodnić, w jaki sposób odpowiedzieć na te pytania, zamiast zakładać, że informacje te znajdują się w raportach firmy.
Rekomendacje VSME określają ustandaryzowaną strukturę odpowiedzi na zapotrzebowanie na informacje od partnerów biznesowych. Kroki i przykładowe komunikaty zawarte tutaj stanowią praktyczne wskazówki od VSME Reporting.
Przygotuj raport, który jest potrzebny Twojemu odbiorcy.
Odpowiedz na pytania o jednostkę i pobierz sprawozdanie VSME w module podstawowym do udostępnienia bankom i klientom. Możesz zacząć od tego, co wiesz, i wracać w miarę zbierania reszty.
Rozpocznij sprawozdanieBezpłatnie w okresie wczesnego dostępu. Bez konta.