Ett första svar att anpassa
Bekräfta förfrågan och fråga om det som är oklart. Ersätt uppgifterna inom hakparenteser nedan, inklusive föreslagen rapport och datum, med det ditt företag kan erbjuda.
Tack för er förfrågan om hållbarhetsinformation. Vi samlar uppgifter för [företag] som omfattar perioden [startdatum] till [slutdatum].
Skulle en VSME-rapport enligt grundmodulen täcka den information ni behöver, eller finns det specifika frågor som vi bör besvara separat? Bekräfta gärna också om ni vill ha en PDF eller om vi ska använda ert frågeformulär eller er portal.
Vi räknar med att svara senast [datum]. Vi meddelar er om vi behöver mer tid för att få fram något underlag.
En VSME-rapport samlar företagets hållbarhetsinformation i en gemensam struktur. Om begreppet är nytt för dig visar det färdiga exemplet vad du skulle kunna skicka.
Kom överens om vad du behöver lämna
Läs hela förfrågan och kontrollera dessa fyra saker innan du ber kollegor om siffror:
- Företag, verksamhetsplatser och datum. Omfattar förfrågan hela verksamheten, en plats eller en produkt som ni levererar? Vilket år ska du använda?
- Frågor att besvara. Täcks de av en VSME-rapport enligt grundmodulen? Om mottagaren efterfrågar den omfattande modulen kan du använda moduljämförelsen för att se vilka ytterligare uppgifter som behövs.
- Hur uppgifterna ska lämnas. Ska du mejla en rapport, fylla i ett formulär eller ange svar i en portal?
- Styrkande underlag. Behöver mottagaren enbart siffrorna eller även dokument som certifikat och policyer?
Kom överens om en realistisk tidsfrist med personerna som har underlagen. Att hitta en saknad faktura kan ta längre tid än att ange det slutliga svaret.
Koppla frågan till information du redan har
Formuleringarna kan vara obekanta även när underlagen är välbekanta. Här är exempel på frågor på företagsnivå och var du kan börja:
Rulla i sidled för att se var varje svar finns i en rapport enligt grundmodulen.
| Frågan gäller | Var du hittar uppgifterna | I en rapport enligt grundmodulen |
|---|---|---|
| ”Hur mycket energi använde ni?” | El- och bränslefakturor för de efterfrågade platserna och året. | Energiförbrukning. Utsläppsberäkningar utgår från dessa mängder. |
| ”Hur många anställda har ni?” | Löneunderlag med det efterfrågade datumet och räknemetoden. | Företagsuppgifter och uppdelningar av anställda. |
| ”Hur hanterar ni avfall?” | Avfallsentreprenörens sammanställningar och den platsansvariga. | Avfallsmängder och beskrivningar av återanvändning eller materialåtervinning. |
| ”Har ni hållbarhetspolicyer?” | Fastställda policyer och ledningens dokumentation. | Befintliga arbetssätt, policyer och planerade aktiviteter. |
Ha kundens ursprungliga fråga bredvid svaret medan du arbetar. Checklistan för förberedelser har fler exempel på underlag och ett meddelande du kan skicka till kollegor.
Om du ännu inte kan besvara en fråga?
Identifiera vilket underlag som saknas och vem som kan ha det. För ett delat kontor kan det vara hyresvärden och för avfallsmängder avfallsentreprenören. Berätta för mottagaren vad som fortfarande kontrolleras och när du väntar dig ett svar.
Ange noll bara när du har fastställt att det inte förekom något. Om du uppskattar ett värde ska du förklara hur du räknade. Om en policy fortfarande utarbetas ska du beskriva dess aktuella status.
Vissa förfrågningar kräver ytterligare arbete. En produkts klimatavtryck eller en fullständig bedömning av leveranskedjans utsläpp går utöver verktygets formulär för grundmodulen. Kom överens om hur dessa frågor ska besvaras i stället för att anta att företagsrapporten omfattar dem.
VSME-rekommendationen anger en gemensam struktur för att svara mot affärspartners informationsbehov. Stegen och exempelmeddelandena här är praktisk vägledning från VSME Reporting.
Förbered rapporten som mottagaren behöver.
Svara på frågor om ditt företag och ladda ner en VSME-rapport enligt grundmodulen att dela med banker och kunder. Du kan börja med det du vet och återvända när du samlat in resten.
Starta din rapportGratis under förhandsperioden. Inget konto behövs.