Eine erste Antwort, die Sie anpassen können
Bestätigen Sie den Erhalt der Anfrage und fragen Sie nach Unklarheiten. Ersetzen Sie die folgenden Details, einschließlich des vorgeschlagenen Berichts und des Datums, durch das, was Ihr Unternehmen anbieten kann.
Vielen Dank für Ihre Anfrage zu Nachhaltigkeitsinformationen. Wir sammeln Informationen für [Unternehmen], und zwar für den Zeitraum vom [Startdatum] bis zum [Enddatum].
Würde ein VSME-Bericht nach dem Basismodul die benötigten Informationen abdecken, oder sollen wir einzelne Fragen separat beantworten? Bitte bestätigen Sie auch, ob Sie eine PDF-Datei wünschen oder ob wir Ihren Fragebogen oder Ihr Portal verwenden sollen.
Wir erwarten, Ihnen bis zum [Datum] zu antworten. Wir informieren Sie, falls wir mehr Zeit benötigen, um die benötigten Unterlagen zu beschaffen.
Ein VSME-Bericht führt die Nachhaltigkeitsinformationen eines Unternehmens in einer gemeinsamen Struktur zusammen. Wenn Sie den Begriff noch nicht kennen, zeigt Ihnen der Beispielbericht, was Sie versenden könnten.
Vereinbaren Sie, welche Informationen Sie bereitstellen müssen
Lesen Sie die gesamte Anfrage sorgfältig durch und prüfen Sie diese vier Punkte, bevor Sie sich an Kollegen wenden, um Zahlen zu erfragen:
- Unternehmen, Standorte und Zeiträume. Umfasst die Anfrage Ihr gesamtes Unternehmen, einen einzelnen Standort oder ein von Ihnen geliefertes Produkt? Welches Jahr sollten Sie verwenden?
- Zu beantwortende Fragen. Deckt ein VSME-Bericht nach dem Basismodul die Fragen ab? Wenn das Zusatzmodul angefordert wird, hilft der Modulvergleich bei der Prüfung der zusätzlichen Informationen.
- Wie Sie den Bericht einreichen. Sollen Sie den Bericht per E-Mail versenden, ein Formular ausfüllen oder die Antworten in einem Portal eingeben?
- Erforderliche Unterlagen. Benötigen sie lediglich die Zahlen oder auch Dokumente wie Zertifikate und Richtlinien?
Vereinbaren Sie einen realistischen Termin mit den Personen, die Zugriff auf die benötigten Informationen haben. Die Suche nach einer fehlenden Rechnung kann länger dauern als die Eingabe der endgültigen Antwort.
Stimmen Sie die Frage mit den Informationen ab, die Sie bereits besitzen
Die Formulierung kann ungewohnt sein, selbst wenn Ihnen die zugrunde liegenden Dokumente vertraut sind. Hier sind Beispiele für Fragen auf Unternehmensniveau und wo Sie anfangen können:
Scrollen Sie horizontal, um zu sehen, wo jede Antwort in einem Basisbericht erscheint.
| Sie fragen nach… | Wo Sie suchen: | In einem Basisbericht: |
|---|---|---|
| „Wie viel Energie haben Sie verbraucht?“ | Strom- und Brennstoffabrechnungen für die angefragten Standorte und den angefragten Zeitraum. | Energieverbrauch. Emissionsberechnungen verwenden diese Werte als Ausgangspunkt. |
| „Wie viele Mitarbeiter haben Sie?“ | Gehaltsabrechnungen, unter Verwendung des angefragten Datums und der gewählten Zählweise. | Unternehmensdaten und Mitarbeiteraufschlüsselungen. |
| „Wie gehen Sie mit Abfällen um?“ | Abfallentsorgungsnachweise und der Verantwortliche für den Standort. | Abfallmengen und Beschreibungen von Wiederverwendungs- oder Recyclingpraktiken. |
| „Haben Sie Nachhaltigkeitsrichtlinien?“ | Genehmigte Richtlinien und Managementdokumente. | Bestehende Praktiken, Richtlinien und geplante Aktivitäten. |
Behalten Sie die ursprüngliche Frage des Kunden neben Ihrer Antwort, während Sie arbeiten. Die Vorbereitungsliste enthält weitere Beispiele für Dokumente und eine Nachricht, die Sie an Kollegen senden können.
Was tun, wenn Sie eine Frage noch nicht beantworten können?
Identifizieren Sie die fehlende Information und wer möglicherweise Zugriff darauf hat. Bei einem gemeinsam genutzten Büro kann dies der Vermieter sein; bei Abfallmengen das Entsorgungsunternehmen. Informieren Sie den Empfänger, welche Informationen noch geprüft werden und wann Sie mit einer Antwort rechnen können.
Verwenden Sie null nur, wenn Sie festgestellt haben, dass nichts angefallen ist. Erläutern Sie bei einer Schätzung, wie Sie den Wert ermittelt haben. Wenn eine Richtlinie noch ausgearbeitet wird, beschreiben Sie ihren aktuellen Stand.
Einige Anfragen erfordern zusätzlichen Aufwand. Eine Berechnung des CO2-Fußabdrucks eines Produkts oder eine umfassende Bewertung der Emissionen entlang der gesamten Lieferkette gehen über den Umfang des Basis-Fragebogens dieses Tools hinaus. Vereinbaren Sie, wie diese Fragen beantwortet werden sollen, anstatt davon auszugehen, dass die Unternehmensberichte diese Informationen enthalten.
Die VSME-Empfehlung legt eine einheitliche Struktur für die Beantwortung der Informationsbedürfnisse von Geschäftspartnern fest. Die hier genannten Schritte und Beispielnachrichten bieten praktische Anleitungen von VSME Reporting.
Bereiten Sie den Bericht vor, den Ihr Empfänger benötigt.
Beantworten Sie Fragen zu Ihrem Unternehmen und laden Sie einen VSME-Basismodul-Bericht herunter, den Sie mit Banken und Kunden teilen können. Sie können mit dem beginnen, was Sie wissen, und zurückkehren, sobald Sie die restlichen Informationen haben.
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