Checkliste für den VSME-Bericht.

Beginnen Sie mit den Unterlagen, die Sie bereits haben

Wählen Sie zunächst das Unternehmen, die Standorte und das Berichtsjahr aus. Bitten Sie anschließend die Finanzabteilung, die Personalverwaltung und die Verantwortlichen der Standorte um die unten aufgeführten Unterlagen. Wenn Sie mehrere dieser Aufgaben selbst übernehmen, arbeiten Sie jeweils eine Gruppe ab.

Diese Checkliste behandelt das VSME-Basismodul. Sie können Ihren Bericht erstellen, bevor alle Unterlagen vorliegen. Einige Berechnungen und abschließende Kontrollen erfolgen später, sobald Sie die Zahlen vorliegen haben. Der Standardleitfaden erklärt, welche Fragen von Ihrem Geschäftsmodell abhängen.

Markieren Sie die Punkte, während Sie diese vorbereiten. Die Markierungen sind für diesen Seitenbesuch vorübergehend. Drucken Sie die Checkliste aus, um eine Kopie zu behalten, mit oder ohne Ihre Markierungen.

Bitten Sie Kollegen um die benötigten Unterlagen

Nennen Sie Ihren Kollegen einen konkreten Berichtszeitraum und eine kurze Liste der benötigten Unterlagen. Die Finanzabteilung hat möglicherweise die Rechnungen, während die Standortleitung weiß, welche Zähler oder Gebäude diese abdecken. Fordern Sie den Wert und seine Quelle an, damit Sie Abweichungen später klären können.

Überprüfen Sie jede Antwort, bevor Sie die Gesamtsumme hinzufügen

• Abdeckung: Decken die Unterlagen alle eingeschlossenen Standorte und den gesamten Zeitraum ab, ohne fehlende oder doppelte Monate?
• Gemeinsam genutzte Räume: Enthält eine Gebäuderechnung auch den Verbrauch eines anderen Mieters? Notieren Sie, wie Sie den Anteil Ihres Unternehmens ermitteln.
• Einheiten: Behalten Sie die ursprüngliche Menge neben jeder Umrechnung, z. B. 24.000 kWh, die zu 24 MWh werden.
• Anzahl der Mitarbeiter: Überprüfen Sie, ob die Angaben zur Belegschaft die Zahl der Mitarbeiter zum Jahresende, einen Durchschnitt oder Vollzeitäquivalente beschreiben.

Die Beispiele unten zeigen, wie Sie aus Unterlagen Antworten für den Bericht erstellen können, während Sie die Beweismittel in Ihren eigenen Dateien aufbewahren.

Eine Quelle in eine Antwort für den Bericht umwandeln

Eine Antwort lässt sich leichter prüfen, wenn die nächste Person ihre Herkunft nachvollziehen kann. Die folgenden Zeilen zeigen, wie Zahlen des fiktiven Ingenieurbüros dokumentiert werden könnten. Auch die Quellenangaben sind Beispiele.

Scrollen Sie horizontal in der Tabelle, um die Beispiel-Quellenangaben zu lesen.

Geben Sie die Antwort im entsprechenden Fragebogenfeld ein. Bewahren Sie die zugehörigen Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen sowie diese Erläuterungen in den eigenen Aufzeichnungen Ihres Unternehmens auf; dieses Tool speichert keine Anlagen. Für Schätzungen bewahren Sie die angewandte Methode und den Grund sowie die Quelle auf.

Was tun, wenn eine Zahl fehlt?

Lassen Sie die Aufgabe offen, während Sie die Unterlagen sammeln. Bitten Sie den Vermieter um Verbrauchsdaten für gemeinsam genutzte Büros, das Entsorgungsunternehmen um eine Jahresübersicht oder die Lohnbuchhaltung um eine einheitliche Beschäftigtenaufschlüsselung. Ein leeres Feld bedeutet unbekannt; null bedeutet, dass Sie festgestellt haben, dass nichts angefallen ist.

Dokumentieren Sie bei Schätzungen die Tätigkeit, Methode, Annahmen und Quelle. Bei der Aufteilung einer Wasserrechnung für ein Gebäude sollte beispielsweise stehen, welcher Anteil Ihrem Unternehmen zugeordnet wird und warum. Tragen Sie keine unbelegte Zahl ein, nur um das Formular zu vervollständigen.

Bei Energieberechnungen zeigen die Beispielrechnungen zu Treibhausgasen, wie Strom- und Brennstoffmengen in Emissionswerte umgerechnet werden. Der Leitfaden zu Emissionsfaktoren hilft bei der Suche nach den benötigten Umrechnungsfaktoren.