VSME rapporteringskontrol: hvilke oplysninger har du brug for?

Start med de dokumenter, du allerede har

Vælg først virksomhed, lokationer og rapporteringsår. Bed derefter finansafdelingen, lønadministrationen og de, der driver jeres lokationer, om at fremskaffe de nedenstående dokumenter. Hvis du varetager flere af disse roller selv, så arbejd dig igennem én gruppe ad gangen.

Denne tjekliste dækker VSME-basismodulet. Du kan starte din rapport, selv om alle dokumenter endnu ikke er klar. Nogle beregninger og afsluttende kontroller kommer senere, når du har tallene. Vejledningen til standarden forklarer, hvilke spørgsmål der gælder for din virksomhed.

Kryds af efterhånden som du forbereder dig. Krydsene er midlertidige for dette besøg på siden. Udskriv tjeklisten for at beholde en kopi, med eller uden dine markeringer.

0 af 26 forberedelsespunkter afkrydset

Virksomhedsoplysninger og rapporteringsår

Virksomhedsoplysninger, B1 og B2. Ligger normalt hos: Finansafdelingen eller virksomhedens ejer.

Vælg virksomheden eller koncernen, de lokationer og de datoer, som din rapport skal dække.Find virksomhedens registreringsoplysninger og regnskaber for den pågældende periode, herunder omsætning, samlede aktiver og valuta.Angiv adresserne og landene for de enkelte lokationer. Hvis du rapporterer for en koncern, skal du inkludere de datterselskaber, der er omfattet.Spørg om det samlede antal medarbejdere og hvordan dette er beregnet: antal personer eller fuldtidsstillinger, ved årets udgang eller som et gennemsnit.Indsaml politikker, planlagte aktiviteter, mål og certificeringer, der allerede er på plads. En kort beskrivelse af en eksisterende praksis kan også være nyttig.

Registre over elektricitet, brændstof og emissioner

B3. Ligger normalt hos: Finansafdelingen, driftsafdelingen eller flådestyrer.

Indsaml el- og varmeregninger for hver lokation og for hele rapporteringsperioden. Brug den forbrugte mængde, f.eks. kWh, frem for det betalte beløb.Indsaml brændstofkvitteringer eller aflæsningsdata for køretøjer, udstyr og opvarmning. Bevar de oprindelige enheder, f.eks. liter eller kubikmeter.Find eventuelle eksisterende beregninger af emissioner, herunder kilden til de anvendte omregningsfaktorer. Hvis du beregner for første gang, skal du bruge de vejledninger, der er angivet nedenfor.Find registreringer, der viser køb af vedvarende energi og eventuel elektricitet, der er produceret og anvendt på stedet, f.eks. solenergi.Spørg driftsafdelingen, om der var andre kilder til direkte emissioner, f.eks. kølemiddellekager eller industrielle processer. Disse kræver beregninger, der går ud over energiberegneren.

Vand, affald og dine lokationer

B4 til B7. Ligger normalt hos: Driftsafdelingen eller ejendomsadministrator.

Hvis din virksomhed allerede rapporterer udledelse af forurenende stoffer til myndighederne eller på eget initiativ, skal du indsamle disse data eller linket til den offentliggjorte rapport.Undersøg, om en af lokationerne ligger i eller nær et følsomt naturområde, f.eks. et beskyttet habitat. Du skal bruge placeringen og arealet for de relevante lokationer.Find vandregninger eller aflæsningsdata i kubikmeter. Spørg udlejeren om din andel, hvis du bruger et fælles kontor, og undersøg, om lokationen ligger i et område med højt vandpres.Hvis produktionen bruger store mængder vand, skal du spørge om registreringer af vand, der er taget ind og udledt fra disse processer.Spørg affaldshåndteringsvirksomheden om mængder opdelt efter affaldstype, hvilken type affald der er farligt, og hvor meget der genbruges, genanvendes eller bortskaffes.Notér, hvordan virksomheden genbruger materialer. Hvis materialeforbruget er betydeligt, som det kan være i produktionen, skal du indsamle de årlige mængder, der anvendes.

Medarbejdere, løn og arbejdsforhold

B8 til B10. Ligger normalt hos: Løn, HR-afdelingen eller virksomhedens ejer.

Spørg om antal medarbejdere opdelt efter fastansat eller midlertidig ansættelse, køn og land, hvor det er relevant. Brug den samme optællingsmetode som for det samlede antal medarbejdere i virksomheden.For medarbejderomsætning, indsaml antallet af personer, der er forladt, og det gennemsnitlige antal medarbejdere. Dette spørgsmål er påkrævet for 50 eller flere medarbejdere i dette værktøj.Indsaml oplysninger om arbejdsrelaterede ulykker og dødsfald, samt de pågældendes arbejdstimer, for at beregne ulykkesraten.Kontakt lønkontoret for at få oplysninger om minimumsløn eller krav i overenskomster, og hvor mange medarbejdere der er dækket af kollektive overenskomster.Indsaml antal uddannelsestimer og antal medarbejdere opdelt efter køn. Lønforskellen mellem kønnene er valgfri for virksomheder med under 150 medarbejdere i dette værktøj og obligatorisk fra denne størrelse.

Virksomhedsaktiviteter og kontrol før afslutning

B11 og endelig gennemgang. Ligger normalt hos: Virksomhedsejer, økonomisk rådgiver eller juridisk rådgiver.

Kontroller virksomhedens registre for domme og bøder vedrørende korruption eller bestikkelse i den periode, der rapporteres.Gem kilden for hver enkelt tal og tilføj en note, der forklarer eventuelle estimater. List de oplysninger, du stadig skal indsamle.Gennemgå spørgeskemaets sektioner med manglende svar og kontroller, at totaler og opdelinger stemmer overens.Læs PDF-filen og kontroller navne, datoer, enheder og forklaringer. Bekræft, hvordan din bank eller kunde ønsker at modtage den.Gem den færdige rapport, en kopi som backup og de data, der ligger bag dine svar, så du kan vende tilbage til dem senere.

Bed kolleger om de dokumenter, du har brug for

Giv kolleger en specifik rapporteringsperiode og en kort liste over de dokumenter, du har brug for fra dem. Finansafdelingen kan have fakturaer, mens lokationslederen ved, hvilke målere eller ejendomme de dækker. Bed om både tallet og dets kilde, så du kan løse eventuelle afvigelser senere.

Erstat oplysningerne i kantede parenteser, og behold kun de punkter, der er relevante for modtageren.

Emne: Dokumenter til bæredygtighedsrapport for [virksomhed]

Vi er ved at udarbejde en bæredygtighedsrapport for [virksomhed] for perioden [startdato] til [slutdato]. Kan I sende os følgende dokumenter senest [frist]?

Nødvendige dokumenter: [angiv de relevante regninger, data eller registreringer].
Virksomhed og lokationer, der skal medtages: [navne og steder].

For hvert tal bedes I angive:
- Mængden og enheden, fx kWh, liter eller antal ansatte.
- De datoer og lokationer, tallet dækker.
- Den regning, rapport eller anden registrering, det stammer fra.
- En kort forklaring, hvis det er et skøn.

Gør opmærksom på eventuelle manglende måneder eller regninger, der deles med en anden virksomhed. Hvis et tal endnu ikke er tilgængeligt, så fortæl os, hvad der mangler, og hvem der kan have det. Brug kun nul, hvis I har bekræftet, at der ikke var noget.

Vi bruger dokumenterne til at udfylde onlinerapporten. Angiv venligst en kontaktperson til spørgsmål. Tak.

Kopiér teksten, og tilpas den i din besked.

Kontroller hvert svar, før du lægger totalen sammen

Dækning: Dækker dokumenterne alle inkluderede lokationer og hele perioden, uden manglende eller dublerede måneder?
Fælles lokaler: Inkluderer en regning for et fælles lokale en anden lejer? Registrer, hvordan du fordeler din virksomheds andel.
Enheder: Bevar den oprindelige mængde ved siden af eventuelle omregninger, f.eks. 24.000 kWh, der bliver til 24 MWh.
Antal medarbejdere: Kontroller, om opgørelser over medarbejdere angiver årets slutantal, et gennemsnit eller fuldtidsækvivalenter.

De eksempler nedenfor viser, hvordan man kan omdanne dokumenter til spørgeskemasvar, samtidig med at man bevarer dokumentationen i egne filer.

Omdann et kildedokument til et rapporteringssvar

Et svar bliver lettere at gennemgå, når den næste person kan se, hvor det kommer fra. Disse rækker viser, hvordan oplysninger fra det fiktive ingeniørfirma kan registreres. Kildenoterne er også eksempler.

Rul sidelæns i tabellen for at læse eksemplerne på kildenoter.

Rapporteringspunkt	Svar	Enhed eller basis	Eksempel på kildenote
Omsætning	36,450,000	SEK	Regnskab 2025, opgørelse over omsætning. Kun denne virksomhed, 1. januar til 31. december 2025.
Købt vedvarende elektricitet	20	MWh	Opgørelse over elektricitet: 20.000 vedvarende kWh ÷ 1.000, ud af 24.000 kWh i alt. Andelen af vedvarende energi understøttes af kontraktdokumenterne. Alle inkluderede lokationer.
Fastansatte medarbejdere	25	Årets slutantal	Antal medarbejdere på lønliste pr. 31. december 2025. Læg de 2 midlertidige medarbejdere til, så det samlede antal er 27.
Dækning af kollektivaftaler	100	Procent (%)	Alle 27 medarbejdere er dækket. Rapporteringsfeltet bruger 100 for 100%.

Indtast svaret i det relevante felt i spørgeskemaet. Opbevar den underliggende faktura eller lønfil, samt disse notater, i jeres virksomheds egne arkiver. Dette værktøj gemmer ikke vedhæftede dokumenter. For et estimat, opbevar metoden og begrundelsen sammen med kilden.

Hvad hvis et tal mangler?

Hold det som en åben opgave, mens I indsamler dokumentation. Spørg udlejeren om data for fælles kontorfaciliteter, affaldshåndteringsfirmaet om en årlig opgørelse eller lønafdelingen om en detaljeret opdeling af medarbejderne. Et tomt felt betyder "ukendt"; nul betyder, at I har fastslået, at der ikke var noget.

Hvis I bruger et estimat, skal I registrere aktiviteten, metoden, antagelserne og kilden. For eksempel, hvis I fordeler en bygnings vandregning, skal I angive, hvilken del der tilhører jeres virksomhed, og hvorfor. Undgå at erstatte et ikkeunderstøttet tal blot for at færdiggøre formularen.

For energiberegninger viser eksemplerne for udregnede GHG-værdier, hvordan el- og brændstofforbrug omdannes til emissionsværdier. Guiden for emissionsfaktorer hjælper jer med at finde de nødvendige omregningsfaktorer.

Grundlag: værktøjets rapporteringsfelter og VSME-basismodulet, bilag I. Versionsoplysninger og betingelser for oplysningerne findes i vejledningen til standarden.

Start med de oplysninger, I allerede har.

Besvar spørgsmål om din virksomhed, og download en VSME-basismodulrapport, du kan dele med banker og kunder. Du kan starte med det, du ved, og vende tilbage, efterhånden som du samler resten.

Start rapporten

Gratis under den tidlige adgang. Ingen konto nødvendig.

VSME rapporteringskontrol.