Checklist voor VSME-rapportage: welke informatie heeft u nodig?

Begin met de documenten die u al heeft

Kies eerst het bedrijf, de locaties en het rapportagejaar. Vraag vervolgens finance, payroll en de verantwoordelijken voor uw locaties om de volgende documenten. Als u zelf meerdere van deze rollen vervult, werk dan één groep tegelijk af.

De checklist behandelt het VSME Basismodule. U kunt uw rapport starten voordat alle documenten gereed zijn. Sommige berekeningen en eindcontroles worden later uitgevoerd, zodra u de cijfers heeft. De standaardhandleiding legt uit welke vragen afhankelijk zijn van uw bedrijf.

Vink items aan terwijl u ze voorbereidt. De vinkjes zijn tijdelijk voor dit bezoek aan de pagina. Print de checklist om een kopie te bewaren, met of zonder uw vinkjes.

0 van 26 voorbereidingspunten afgevinkt

Bedrijfsgegevens en rapportagejaar

Bedrijfsgegevens, B1 en B2. Meestal in beheer bij: Finance of de eigenaar.

Kies het bedrijf of de groep, de locaties en de periode die uw rapport moet omvatten.Zoek de registratiegegevens van het bedrijf en de financiële overzichten voor die periode, inclusief omzet, totale activa en valuta.Vermeld de adressen van de locaties en de landen. Als u rapporteert voor een groep, neem dan de dochterondernemingen die worden opgenomen.Vraag naar het totale aantal werknemers en hoe dit is berekend: personen of voltijdse equivalenten, aan het einde van het jaar of als een gemiddelde.Verzamel beleidsdocumenten, geplande activiteiten, doelstellingen en reeds bestaande certificeringen. Een korte beschrijving van een bestaande praktijk kan ook nuttig zijn.

Registraties van elektriciteit, brandstof en emissies

B3. Meestal in beheer bij: Finance, facilities of fleet manager.

Verzamel de elektriciteits- en verwarmingsrekeningen voor elke locatie en voor de gehele rapportageperiode. Gebruik de verbruikte hoeveelheid, zoals kWh, in plaats van het betaalde bedrag.Verzamel bonnen of meterstanden voor voertuigen, apparatuur en verwarming. Bewaar de oorspronkelijke eenheden, zoals liters of kubieke meters.Zoek eventuele bestaande emissieberekeningen, inclusief de bron van de gebruikte conversiefactoren. Als u voor de eerste keer berekent, gebruik dan de onderstaande handleidingen.Zoek registraties van aankopen van hernieuwbare energie en eventuele elektriciteit die op de locatie is opgewekt en gebruikt, zoals zonne-energie.Vraag de operations afdeling of er andere bronnen van directe emissies waren, zoals lekkages van koelmiddelen of industriële processen. Deze hebben berekeningen nodig die verder gaan dan de energiecalculator.

Water, afval en uw locaties

B4 tot B7. Meestal in beheer bij: Operations of facilities manager.

Als uw bedrijf al gegevens over de uitstoot van schadelijke stoffen aan overheden rapporteert of dit vrijwillig doet, verzamel dan die gegevens of een link naar het gepubliceerde rapport.Controleer of een van de locaties zich in of nabij een gevoelig natuurgebied bevindt, zoals een beschermd habitat. U heeft de locatie en het oppervlak van relevante locaties nodig.Zoek waterrekeningen of meterstanden in kubieke meters. Vraag de verhuurder naar uw aandeel als u een gedeelde kantoorruimte gebruikt en controleer of de locatie zich in een gebied met hoge waterstress bevindt.Als de productie aanzienlijke hoeveelheden water gebruikt, vraag dan naar registraties van water dat is onttrokken en is geloosd uit die processen.Vraag de afvalverwerker naar de hoeveelheden per afvaltype, welk afval gevaarlijk is en hoeveel wordt gerecycled, hergebruikt of weggegooid.Noteer hoe het bedrijf materialen hergebruikt. Als het gebruik van materialen aanzienlijk is, zoals in de industrie, verzamel dan de jaarlijkse hoeveelheden die worden gebruikt.

Werknemers, salaris en arbeidsomstandigheden

B8 tot B10. Meestal in beheer bij: Payroll, HR of de eigenaar.

Vraag om het aantal werknemers, uitgesplitst naar vaste of tijdelijke contracten, geslacht en land waar relevant. Gebruik dezelfde telmethode als voor het totale personeelsbestand van uw bedrijf.Voor het personeelsverloop, verzamel het aantal werknemers dat is vertrokken en het gemiddelde aantal werknemers. Deze vraag is verplicht voor bedrijven met 50 werknemers in dit instrument.Verzamel gegevens over werkgerelateerde ongevallen en overlijdens, evenals het aantal gewerkte uren, voor de berekening van het ongevallenpercentage.Informeer bij de salarisadministratie over de eisen met betrekking tot het minimumloon of de regelingen uit de collectieve arbeidsovereenkomst, en over hoeveel werknemers onder een collectieve arbeidsovereenkomst vallen.Verzamel de opleidingsuren en het aantal werknemers, uitgesplitst naar geslacht. De loonkloof tussen mannen en vrouwen is in dit hulpmiddel optioneel bij minder dan 150 werknemers en verplicht vanaf die omvang.

Bedrijfsvoering en controles voordat u afrondt

B11 en definitieve controle. Meestal in beheer bij: Eigenaar, financieel adviseur of juridisch adviseur.

Controleer de bedrijfsdocumenten op eventuele uitspraken of boetes in verband met corruptie of omkoping tijdens de rapportageperiode.Bewaar de bron van elke cijfer en voeg een notitie toe waarin eventuele schattingen worden uitgelegd. Maak een lijst van de informatie die u nog moet verzamelen.Ga door met de vragen in het formulier waar antwoorden ontbreken en controleer of de totalen en de onderverdelingen correct zijn.Lees het PDF-document en controleer namen, data, eenheden en uitleg. Bevestig op welke manier uw bank of klant het rapport wil ontvangen.Sla het voltooide rapport op, een back-up van een concept en de gegevens die ten grondslag liggen aan uw antwoorden op, zodat u er later nog naar kunt terugkeren.

Vraag collega's om de documenten die u nodig heeft

Geef collega's een specifieke rapportageperiode en een korte lijst van de documenten die u van hen nodig heeft. Finance heeft mogelijk facturen, terwijl de site manager weet welke meters of panden zij bestrijken. Vraag om zowel het cijfer als de bron, zodat u eventuele verschillen later kunt oplossen.

Vervang de gegevens tussen vierkante haken en behoud alleen de punten die voor de ontvanger relevant zijn.

Onderwerp: Documenten voor het duurzaamheidsrapport van [onderneming]

Wij bereiden een duurzaamheidsrapport voor [onderneming] voor, over de periode van [begindatum] tot [einddatum]. Kunt u ons de volgende documenten vóór [deadline] toesturen?

Benodigde documenten: [vermeld de relevante facturen, gegevens of registraties].
Onderneming en vestigingen die moeten worden opgenomen: [namen en locaties].

Vermeld bij elk cijfer:
- De hoeveelheid en de eenheid, bijvoorbeeld kWh, liter of aantal werknemers.
- De data en vestigingen waarop het betrekking heeft.
- De factuur, het rapport of het andere document waaruit het komt.
- Een korte toelichting als het een schatting is.

Geef aan of er maanden ontbreken of facturen met een andere onderneming worden gedeeld. Is een cijfer nog niet beschikbaar, laat ons dan weten wat ontbreekt en wie het zou kunnen hebben. Gebruik alleen nul als u heeft gecontroleerd dat er niets was.

We gebruiken deze documenten om het online rapport in te vullen. Noem een contactpersoon voor vragen. Hartelijk dank.

Kopieer de tekst en pas die aan in uw bericht.

Controleer elk antwoord voordat u het totaal berekent

Dekking: dekken de documenten alle opgenomen locaties en de gehele periode, zonder ontbrekende of dubbele maanden?
Gedeelde panden: omvat een factuur voor een gedeeld pand een andere huurder? Noteer hoe u het aandeel van uw bedrijf toewijst.
Eenheden: houd de oorspronkelijke hoeveelheid bij elke omrekening, bijvoorbeeld 24.000 kWh wordt 24 MWh.
Aantal werknemers: controleer of de aantallen werknemers het aantal werknemers aan het einde van het jaar, een gemiddelde of fulltime equivalenten weergeven.

De voorbeelden hieronder laten zien hoe u documenten kunt omzetten in antwoorden voor het vragenformulier, terwijl u de bewijsstukken in uw eigen bestanden bewaart.

Zet een bron document om in een rapportage antwoord

Een antwoord is gemakkelijker te beoordelen wanneer de volgende persoon kan zien waar het vandaan komt. Deze rijen laten zien hoe cijfers van het fictieve ingenieursbureau kunnen worden vastgelegd. De bronnotities zijn ook voorbeelden.

Scroll horizontaal in de tabel om de voorbeeld bronnotities te lezen.

Rapportage item	Antwoord	Eenheid of basis	Voorbeeld bronnotatie
Omzet	36,450,000	SEK	Rekeningoverzicht 2025, overzichtsstaat. Alleen dit bedrijf, van 1 januari tot 31 december 2025.
Aangekochte groene elektriciteit	20	MWh	Elektriciteitsoverzichtsstaat: 20.000 groene kWh ÷ 1.000, uit een totaal van 24.000 kWh. Het aandeel groene energie wordt ondersteund door de contractdocumenten. Alle opgenomen locaties.
Vast personeel	25	Aantal werknemers aan het einde van het jaar	Het aantal medewerkers in de loonadministratie per 31 december 2025. Voeg de 2 tijdelijke medewerkers toe om een totaal van 27 te controleren.
Bereik van de collectieve arbeidsovereenkomst	100	Percentage (%)	Alle 27 medewerkers vallen onder de dekking. Het rapportageveld gebruikt 100 voor 100%.

Voer het antwoord in het bijbehorende vragenveld in. Bewaar de onderliggende facturen of loonstroken en deze bronnotities in de eigen administratie van uw bedrijf; dit instrument slaat geen bewijststukken op. Voor een schatting, bewaar de methode en het doel samen met de bron.

Wat te doen als een getal ontbreekt?

Houd dit aan als een open taak terwijl u gegevens verzamelt. Vraag de verhuurder om gegevens over de nutsvoorzieningen van het gedeelde kantoor, de afvalverwerker om een jaarrekening of de loonadministratie voor een overzicht van de personeelsbestand. Een leeg veld betekent onbekend; nul betekent dat u heeft vastgesteld dat er geen is.

Wanneer u een schatting gebruikt, registreer dan de activiteit, methode, aannames en bron. Bijvoorbeeld, een toerekening van de waterrekening van een gebouw moet aangeven welk deel toebehoort aan uw bedrijf en waarom. Vervang geen ononderbouwd getal om het formulier in te vullen.

Voor energieberekeningen laten de voorbeelden van berekende broeikasgassen zien hoe elektriciteits- en brandstofhoeveelheden worden omgezet in emissiecijfers. De handleiding voor emissiefactoren helpt u de conversiecijfers te vinden die u nodig heeft.

Basis: de rapportage-invoer van het instrument en VSME Basismodule, Bijlage I. Versiedetails en voorwaardelijke openbaarmakingen worden onderhouden in de standaardhandleiding.

Begin met de informatie die u al heeft.

Beantwoord vragen over uw onderneming en download een VSME-basismodulerapport om te delen met banken en klanten. U kunt beginnen met wat u weet en terugkomen terwijl u de rest verzamelt.

Rapport starten

Gratis tijdens de vroege toegang. Geen account nodig.

Checklist voor VSME-rapportage.