ESG-rapportage voor kleine bedrijven.

Wat is ESG-rapportage?

ESG staat voor milieu, maatschappij en goed bestuur. Een ESG-rapport brengt informatie samen over de milieu-impact van een bedrijf, haar medewerkers en hoe het bedrijf wordt gerund.

Voor een klein bedrijf kan dat betekenen dat energieverbruik, arbeidsomstandigheden en bedrijfspraktijken worden beschreven. Veel van de basisinformatie is afkomstig van bekende documenten:

ESG is een breed begrip. Een verzoek om een "ESG-rapport" identificeert geen specifiek formulier of rapportage standaard, dus het is nuttig om te achterhalen wat de persoon die het verzoek doet, nodig heeft.

Waarom zou een bank of klant vragen?

Een bank kan duurzaamheidsinformatie gebruiken bij het beoordelen van een bedrijf of het bespreken van financiële zaken. Een klant kan informatie verzamelen over haar leveranciers. Vraag wat het doel is van de informatie, welk jaar het moet omvatten en wanneer deze nodig is.

Als u een vragenlijst heeft ontvangen, lees deze dan voordat u nieuwe gegevens verzamelt. Het kan betrekking hebben op uw hele bedrijf, een specifieke locatie of een specifiek product. Een bedrijfsrapport en een product-koolstofvoetafdruk vereisen verschillende informatie.

U kunt de voorbeeldreactie aan een bank of klant gebruiken om het verzoek te verduidelijken en af te spreken wat u zult aanleveren.

Hoe kan een VSME-rapport helpen?

VSME biedt kleinere bedrijven een gemeenschappelijk kader voor het rapporteren van duurzaamheid. Het Basismodule omvat informatie over het bedrijf, milieuonderwerpen, medewerkers en bedrijfsetiek. Ons instrument begeleidt u door deze onderwerpen en zet uw antwoorden om in een rapport.

Het volledige voorbeeld laat zien hoe dit eruit ziet voor een fictief ingenieursbureau. U kunt het rapport bekijken voordat u zelf informatie invoert.

VSME is vrijwillig. Controleer of een Basisrapport de vragen van uw ontvanger beantwoordt, vooral als zij aanvullende informatie over klimaat of de toeleveringsketen aanvragen. De standaardhandleiding beschrijft de rapportagemogelijkheden en hoe VSME verschilt van wettelijk verplichte rapportage.

Bereid uw eerste rapport voor in vijf stappen

1. Kies het bedrijf en het jaar. Bepaal welk bedrijf en welke locaties het rapport omvat. Gebruik dezelfde data en locaties bij het verzamelen van elke set cijfers.
2. Zoek de personen met de relevante gegevens. De financiële afdeling heeft mogelijk rekeningafschriften en energierekeningen. De salarisadministratie kan helpen met gegevens over medewerkers, terwijl een sitebeheerder mogelijk water- en afvalgegevens heeft.
3. Vraag om specifieke informatie. Geef aan welk cijfer u nodig heeft, voor welke periode en in welke eenheid. Vraag om het bronbewijs, zodat u dit later kunt controleren.
4. Voer de berekeningen uit. Controleer of de onderverdelingen van het aantal medewerkers kloppen. Gebruik voor energie-uitstoot de uitgewerkte voorbeeldberekeningen om te begrijpen hoe facturen omgezet worden in rapportagecijfers.
5. Bekijk het definitieve rapport. Controleer namen, data en totalen, en zorg ervoor dat de beschrijvende teksten beschrijven wat uw bedrijf daadwerkelijk doet.

De checklist voor de voorbereiding beschrijft welke gegevens u moet verzamelen en bevat een bericht dat u kunt aanpassen. U kunt de vragenlijst aanvullen met de informatie die u al heeft en later aanvullen met nieuwe informatie.

Houd een ontbrekend cijfer als openstaande taak bij. Nul invullen betekent dat u hebt vastgesteld dat er niets was; het betekent niet dat u de informatie nog niet hebt gevonden. Noteer bij een schatting hoe u die hebt berekend.

Deel het rapport en maak het volgend jaar makkelijker

Download de PDF en deel deze op de manier die u met uw ontvanger heeft afgesproken. Indien zij gegevens nodig hebben voor een rapportagesysteem, bekijk dan de beschikbare digitale formaten.

Bewaar uw brongegevens en een back-upkopie naast het definitieve rapport. De back-up maakt het mogelijk om de vragenlijst later opnieuw te openen. Bij de voorbereiding van het volgende jaar, bekijk de cijfers, bedrijfactiviteiten en beschrijvingen in plaats van deze over te nemen zonder controle.